Themen für Städte, Kommunen und InstitutionenThemen für InstitutionenAktuell: Nutzen für Ihre InstitutionMenü ausklappenMenü einklappen
Orientierung
Funktionen und Anbindung
Betrieb und Anforderungen
Ihr Einstieg
Unterlagen, Post und Rückfragen digital austauschen.
BUERGERPORTAL.DE verbindet Ihre Institution mit Bürgerinnen und Bürgern: für digitale Post, eingereichte Unterlagen und den weiteren Austausch. Welche Angebote zur Verfügung stehen, richtet sich nach den eingerichteten Funktionen und Anbindungen.
Das Bürgerportal ergänzt Ihre bestehenden digitalen Prozesse um einen einfachen Zugang für Bürgerinnen und Bürger – vom Einreichen von Unterlagen bis zur verschlüsselten Kommunikation.
Weniger Kosten und Aufwand für Druck und Postversand.
Stellen Sie Schreiben aus Ihrem gewohnten System direkt im Bürgerportal bereit. Die passende Anbindung übernimmt die Übertragung. Überall dort, wo digitale Post den Brief ersetzt, sparen Sie Druck, Papier, Kuvertierung und Porto – und entlasten Ihre Beschäftigten beim Versand.
Bei einer Institution summieren sich die eingesparten Druck- und Versandkosten bereits auf einen sechsstelligen Betrag pro Jahr. Wie viel Ihre Institution sparen kann, hängt von den bisherigen Kosten, Ihrem Versandvolumen und dem Anteil digital versendeter Schreiben ab.
Ihre Bürgerinnen und Bürger können die Schreiben jederzeit im Portal aufrufen und bei Bedarf direkt darauf reagieren. Über das Erweiterungsmodul „Antwortschreiben“ stellen Sie dafür passende Antwortformulare bereit. So wird auch der Rückweg digital.
Unterlagen digital erhalten und weiterbearbeiten.
Bürgerinnen und Bürger reichen angeforderte Nachweise online ein. Die Dateien stehen Ihrer Institution direkt für die weitere Bearbeitung zur Verfügung. Mit einer passenden Anbindung können sie direkt in die elektronische Akte übernommen werden.
So können Sie die Unterlagen direkt digital weiterbearbeiten – ohne Ausdrucken, erneutes Einscannen oder manuelles Übertragen zwischen verschiedenen Systemen.
Verschlüsselt kommunizieren – für beide Seiten einfach.
Mit dem Nachrichtenmodul kommunizieren Ihre Beschäftigten weiterhin über ihr gewohntes E-Mail-Postfach. Bürgerinnen und Bürger lesen und beantworten Nachrichten direkt im Portal. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt – ohne dass Bürgerinnen und Bürger eine eigene E-Mail-Verschlüsselung einrichten müssen.
So lassen sich einfache Rückfragen digital klären. Das reduziert Anrufe und Vor-Ort-Termine, entlastet Ihren Empfang und Ihre Sachbearbeitung und erspart Bürgerinnen und Bürgern zusätzliche Wege.
Ein Beispiel: Fehlende Unterlage einreichen
Sie fordern den Nachweis an
Ihre Sachbearbeitung erstellt das Schreiben im bestehenden System. Über die passende Anbindung gelangt die Anforderung ins digitale Postfach der angeschriebenen Person.
Der Nachweis wird online eingereicht
Der angeforderte Nachweis wird direkt im Portal hochgeladen. Die Datei gelangt auf Ihren Dokumentenserver oder – mit DMS-Anbindung – direkt in die elektronische Akte.
Sie prüfen und klären Rückfragen
Ihre Sachbearbeitung prüft die Unterlage wie gewohnt. Ist noch etwas unklar, lässt sich die Rückfrage direkt und verschlüsselt über das Nachrichtenmodul klären.
Ihre Systeme weiterverwenden. Den Portalbetrieb abgeben.
Ihre bestehenden Fachverfahren und Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) bleiben im Einsatz. Das Bürgerportal ergänzt Ihre vorhandenen Systeme um den digitalen Austausch mit Bürgerinnen und Bürgern. TEC2DATE übernimmt Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung des Portals. Passende Anbindungen bringen Dokumente und Nachrichten direkt dorthin, wo Ihre Beschäftigten sie weiterbearbeiten.
Ihre Bürgerinnen und Bürger
Melden sich mit ihrem eigenen Bürgerportal-Konto an und nutzen die von Ihnen freigegebenen Angebote.
Konto und Nutzung sind für Bürgerinnen und Bürger kostenfrei.
Ihr Bürgerportal
Bündelt digitale Post, Unterlagen und Rückfragen an einer Stelle.
TEC2DATE betreibt die Plattform. Ihre Institution legt die Angebote fest.
Die Anbindungen
Verbinden das Bürgerportal mit Ihren vorhandenen Systemen und übertragen Dokumente und Nachrichten dorthin, wo sie weiterbearbeitet werden.
Austauschwege und Umfang werden für Ihren Einsatz eingerichtet.
Ihre Beschäftigten
Bearbeiten die Vorgänge weiterhin in ihren gewohnten Fachverfahren, im DMS oder im eingerichteten Postfach.
Prüfung und Entscheidung bleiben bei Ihrer Institution.
Was möchten Sie für Ihre Institution genau wissen?
Was kann das Bürgerportal?
Erfahren Sie, wie Sie Unterlagen, digitale Post, Termine und die Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern über das Bürgerportal digital organisieren können.
Passt das Portal zu unseren Systemen?
Erfahren Sie, wie das Bürgerportal an Ihre vorhandenen Fachverfahren und Ihr DMS angebunden werden kann.
Wie sind Betrieb und Sicherheit geregelt?
Erfahren Sie, wie Betrieb, technische Betreuung und Sicherheit geregelt sind und welche Aufgaben TEC2DATE übernimmt.
Wie starten wir mit dem Bürgerportal?
Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen. Gemeinsam wählen wir einen geeigneten Anwendungsfall und entwickeln daraus den passenden Einstieg für Ihre Institution.
Ihre Fragen vor dem Einstieg
Für welche Institutionen ist das Bürgerportal gedacht?
Für Einrichtungen mit öffentlichen, sozialen oder gemeinwohlorientierten Aufgaben, auch in der Gesundheitsvorsorge und Gesundheitsversorgung. Vereine und private Unternehmen gehören dazu, wenn sie solche Aufgaben übernehmen. Entscheidend ist der konkrete Einsatzbereich. Rein gewerbliche Kundenbeziehungen ohne Bezug zu diesen Aufgaben sind nicht vorgesehen.
Müssen wir alle Angebote gleichzeitig umstellen?
Sie können mit einem ausgewählten Vorgang beginnen. Wir klären dafür die benötigten Funktionen, Anbindungen und Freigaben. Weitere Angebote ergänzen Sie entsprechend Ihrer Erfahrungen und Prioritäten.
Können wir unser bestehendes Serviceportal weiterverwenden?
Das Bürgerportal kann vorhandene Angebote ergänzen. Gemeinsam klären wir, welche Aufgaben Ihr bestehendes Portal übernimmt und wo Sie den Austausch mit Bürgerinnen und Bürgern erweitern möchten. Wir besprechen mit Ihnen, ob ein Wechsel sinnvoll ist und welche Anbindungen an Ihr laufendes System dafür nötig sind.
Was kostet das Bürgerportal?
Für Bürgerinnen und Bürger sind Konto und Nutzung kostenfrei. Die Leistungen und Konditionen für Ihre Institution vereinbaren wir anhand der benötigten Module und Anbindungen vor einer Teilnahme.
Welche Fragen zu Datenschutz und Zugängen müssen wir klären?
Ihre Institution entscheidet über den Zugang zu ihrem Angebot. Vor dem Einsatz stimmen wir ab, welche Daten zwischen den beteiligten Systemen fließen und wer darauf zugreifen darf. Ihre Datenschutzverantwortlichen und Ihre IT beziehen Sie in diese Klärung ein.
Wer steht hinter dem Bürgerportal?
Die TEC2DATE GmbH aus Offenbach am Main entwickelt und betreibt die Bürgerportal-Software unter BUERGERPORTAL.DE. Ihre Institution bleibt für ihre Angebote und fachlichen Entscheidungen verantwortlich.
Welchen Vorgang möchten Sie zuerst digital ergänzen?
Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen. Starten Sie mit einem typischen Vorgang aus Ihrem Arbeitsalltag und erproben Sie das Bürgerportal ganz konkret.
Bewerben Sie sich mit Ihrer Institution für die Pilotphase. Gemeinsam klären wir, welche Funktionen und Anbindungen Sie dafür benötigen und wie der Einstieg aussehen kann. Den möglichen Starttermin stimmen wir anschließend mit Ihnen ab.
Die Aufnahme in die Pilotphase richtet sich nach unserer verfügbaren Betreuungskapazität.