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Orientierung
Funktionen und Anbindung
Betrieb und Anforderungen
Ihr Einstieg
So führen Sie das Bürgerportal in Ihrer Institution ein.
Vor der Einführung klären Sie Ziele, beteiligte Systeme und Verantwortlichkeiten. Wir unterstützen Sie bei der fachlichen und technischen Vorbereitung. Verfahren, Auswahl und Beauftragung liegen bei Ihrer Institution.
Ihre Institution entscheidet über Bedarf und Beschaffung. Nach einer Beauftragung richten wir den vereinbarten Umfang ein und begleiten den Start. Ihre vorhandenen Fachverfahren und Dokumentenmanagementsysteme bleiben eingebunden.
1. Bedarf beschreiben und Möglichkeiten kennenlernen.
Nennen Sie uns eine Aufgabe, die Sie vereinfachen möchten, zum Beispiel das Nachreichen von Unterlagen oder die verschlüsselte Bürgerkommunikation. Ein fertiges Lastenheft ist für das erste Informationsgespräch nicht nötig.
TEC2DATE stellt die Funktionen, Einsatzvoraussetzungen und Leistungsbestandteile des Bürgerportals vor. Diese Informationen können Sie für Ihre Markterkundung nutzen. Ihre Institution bewertet die verfügbaren Lösungen und legt ihre Anforderungen eigenständig fest.
2. Systeme und technische Voraussetzungen prüfen.
Gemeinsam mit Ihren Fachverantwortlichen und Ihrer IT klären wir, welche Daten und Dokumente zwischen dem Bürgerportal und Ihren vorhandenen Systemen ausgetauscht werden sollen. Welche Fachverfahren nutzen Sie? Wo werden Dokumente gespeichert?
Wir erläutern die vorhandenen Schnittstellen, den enthaltenen Umfang des Basisportals und mögliche Erweiterungsmodule. Wir stellen Ihnen Informationen zu Funktionen und technischen Voraussetzungen für Ihre Markterkundung bereit. Ihre Institution legt ihre Anforderungen eigenständig und grundsätzlich produktneutral fest. Das DMS bleibt beispielsweise das führende System für Dokumente, das Fachverfahren für kundenbezogene Daten.
3. Beschaffung durch Ihre Institution durchführen.
Ihre zuständige Vergabestelle legt das Verfahren, die Leistungsbeschreibung und die Bewertungskriterien fest. Die Anforderungen beschreiben die benötigten Funktionen und Leistungen grundsätzlich produktneutral und so, dass Angebote vergleichbar sind. TEC2DATE stellt Informationen zum eigenen Produkt bereit und beteiligt sich nach den Vorgaben des jeweiligen Verfahrens.
Für Ihre Bewertung erläutern wir Basisportal, Erweiterungsmodule, Einrichtung, Anbindungen und laufenden Betrieb. Welche Leistungen und Kosten ein Angebot umfasst, wird im vorgesehenen Verfahren ausgewiesen. Die Entscheidung über eine Beauftragung trifft Ihre Institution.
4. Einrichten und gemeinsam testen.
Nach der Beauftragung planen wir mit Ihnen die Einrichtung des vereinbarten Umfangs. TEC2DATE richtet das Portal und die vereinbarten Anbindungen ein. Ihre IT und die beteiligten Systemanbieter unterstützen bei den Zugängen zu Ihren bestehenden Systemen.
Ihre Institution legt Zuständigkeiten, Zugangsfreigaben und eigene Inhalte fest. Gemeinsam prüfen wir typische Abläufe, etwa das Einreichen einer Unterlage und deren Eingang in Ihrem System. Dabei testen wir auch, was bei einer fehlgeschlagenen Übertragung passiert. Die fachliche Bearbeitung bleibt in Ihren vorhandenen Programmen. Für Aufgaben im Mitarbeiterbereich werden die passenden Berechtigungen eingerichtet.
5. Starten und die Nutzung begleiten.
Machen Sie den Portalzugang auf Ihrer Website und in Ihren Schreiben bekannt. Erklären Sie den ersten Schritt: Bürgerinnen und Bürger erstellen ein Bürgerportal-Konto oder melden sich an und beantragen den Zugang zu Ihrer Institution. Ihre Beschäftigten sollten wissen, wer die Zugangsfreigabe betreut und wo eingereichte Unterlagen ankommen.
Bei Fragen zur Bedienung können berechtigte Beschäftigte die Portalansicht der betreffenden Person im Mitarbeiterbereich lesend öffnen und die Funktionen erklären. Bei Fragen zum Konto oder zur Anmeldung hilft der Bürgerportal-Support. TEC2DATE begleitet den Start im vereinbarten Umfang.
Weitere Funktionen können Sie entsprechend Ihrem Bedarf ergänzen. Vor einer Erweiterung prüfen Sie den bestehenden Vertragsumfang und die erforderlichen Beschaffungsschritte. Leistungen, Anbindungen und Termine werden für den jeweiligen Umfang festgehalten.
Information und Vergabe klar auseinanderhalten.
Öffentliche Beschaffungen folgen den jeweils geltenden Vergabevorschriften. Wettbewerb, Transparenz und Gleichbehandlung bilden zentrale Grundsätze. Welche Regeln für Ihre Institution gelten, hängt unter anderem vom Auftragswert sowie den einschlägigen Bundes- und Landesregelungen ab. Ihre Vergabestelle ordnet das Vorhaben ein.
Ein Informationsgespräch oder eine Produktvorstellung legt die spätere Auswahl nicht fest. Wird ein Anbieter in die Vorbereitung einer Vergabe einbezogen, sind mögliche Informationsvorsprünge zu berücksichtigen. Die Vergabestelle legt die erforderliche Dokumentation und den fairen Informationszugang im Verfahren fest. In einem laufenden Vergabeverfahren nutzen wir die dafür vorgegebenen Kommunikationswege.
Ihre Fragen zu Aufwand und Beschaffung
Welche Angaben brauchen Sie für das erste Gespräch?
Für das erste Gespräch genügen ein typischer Vorgang und – soweit bekannt – die eingesetzten Fachverfahren oder Dokumentenmanagementsysteme. Wir erläutern unsere Funktionen und Einsatzvoraussetzungen. Die Informationen können in Ihre Markterkundung einfließen. Ihre Institution entscheidet eigenständig über Anforderungen und Beschaffung.
Wer sollte aus unserer Institution beteiligt sein?
Für den Einstieg sind Fachbereich und die Verantwortlichen für Digitalisierung oder Projektleitung hilfreich. Für Anbindungen kommt Ihre IT hinzu. Vergabestelle beziehungsweise Einkauf, Datenschutz und Informationssicherheit beziehen Sie für die jeweiligen Anforderungen und Entscheidungen ein.
Wovon hängt die Einführungsdauer ab?
Vom beauftragten Umfang, den benötigten Anbindungen, den technischen Voraussetzungen und Ihrer Mitwirkung bei Einrichtung und Tests. Die Dauer des Beschaffungsverfahrens ist zusätzlich zu berücksichtigen. Den Projektplan und den Starttermin stimmen wir auf die Beauftragung und die vereinbarten Leistungen ab.
Woraus ergeben sich die Kosten?
Maßgeblich sind der benötigte Funktionsumfang, die Einrichtung, die Anbindungen sowie der laufende Betrieb und die vereinbarten Unterstützungsleistungen. Einmalige und laufende Kosten werden im Angebot ausgewiesen. Angebote und Konditionen werden im Rahmen des von Ihrer Institution gewählten Beschaffungsverfahrens behandelt.
Können wir mit dem Basisportal beginnen und später erweitern?
Ja. Das Basisportal kann durch Erweiterungsmodule ergänzt werden. Welche spätere Erweiterung vom bestehenden Vertrag umfasst ist und ob weitere Beschaffungsschritte nötig sind, prüft Ihre Institution vor der Beauftragung.
Wie passt die Pilotphase zur öffentlichen Beschaffung?
Die Pilotphase beschreibt die begleitete Einführung bei ausgewählten Institutionen entsprechend unserer Betreuungskapazität. Eine Bewerbung ist eine Interessenbekundung. Sie ersetzt weder eine erforderliche Vergabe noch die Beauftragung. Auch eine spätere Fortführung oder Erweiterung ist im jeweiligen Vertrags- und Vergaberahmen zu prüfen.
Welche Aufgabe möchten Sie digital vereinfachen?
Beschreiben Sie uns Ihren Ausgangspunkt und Ihre vorhandenen Systeme. Wir erläutern Ihnen die Möglichkeiten und Voraussetzungen des Bürgerportals für Ihre interne Bewertung und Markterkundung.