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Eine fehlende Unterlage. Ein durchgehend digitaler Ablauf.
Für die Bearbeitung eines Antrags fehlt eine Verdienstabrechnung. Ihre Sachbearbeitung fordert sie an. Der Bürger erfasst die Papierunterlage mit der Scanfunktion der App und reicht sie direkt ein. Eine Rückfrage wird online geklärt. Dieses Beispiel zeigt, wie das Bürgerportal beide Seiten durch den Ablauf begleitet.
Die fachliche Bearbeitung bleibt in Ihren vorhandenen Programmen. Der Bürger nutzt seinen freigegebenen Portalzugang. Das Beispiel verbindet das Basisportal mit einer passenden DMS-Schnittstelle und dem Nachrichtenmodul.
1. Sie fordern die fehlende Unterlage an.
Ihre Sachbearbeitung erstellt das Anforderungsschreiben wie gewohnt im vorhandenen Programm. Über die eingerichtete Schnittstelle zum Dokumentenmanagementsystem (DMS) gelangt das Schreiben in das digitale Postfach des Bürgers.
Das Schreiben steht dem Bürger sofort im Portal oder in der App zur Verfügung. Die Wartezeit durch den Postversand entfällt. Er liest, welche Verdienstabrechnung noch fehlt, und kann die Unterlage direkt online nachreichen.
2. Die Unterlage kommt direkt in Ihre elektronische Akte.
Liegt die Verdienstabrechnung auf Papier vor, erfasst der Bürger sie mit der Scanfunktion der App über die Kamera seines Smartphones. Die App erkennt die Seitenränder und schneidet die Aufnahme zu. Mehrere Seiten lassen sich drehen, sortieren und zu einem Dokument zusammenfügen.
Der Bürger reicht die gescannte Unterlage direkt über die App ein. Bereits vorhandene Dateien kann er im Portal oder in der App hochladen. Über die eingerichtete DMS-Schnittstelle gelangt das Dokument direkt in die zugehörige elektronische Akte.
Ihre Sachbearbeitung öffnet den Nachweis im gewohnten System und prüft, ob die benötigten Angaben vollständig sind. Die Unterlage muss weder ausgedruckt und erneut eingescannt noch manuell von einem Programm in ein anderes übertragen werden. So bearbeiten Sie den Eingang medienbruchfrei weiter.
Auf unserer Roadmap: Aus dem Anforderungsschreiben soll automatisch die Aufgabe „Verdienstabrechnung einreichen“ entstehen. Eine KI soll prüfen, ob das eingereichte Dokument tatsächlich eine Verdienstabrechnung ist. So sollen unpassende Unterlagen früher erkannt und Rückfragen reduziert werden. Die fachliche Prüfung und Entscheidung bleiben bei Ihrer Sachbearbeitung.
3. Eine Rückfrage lässt sich ohne Besuch klären.
Ihre Sachbearbeitung entdeckt auf der Verdienstabrechnung eine zusätzliche Zahlung und möchte klären: „War das eine einmalige Zahlung oder erhalten Sie diesen Betrag regelmäßig?“ Sie startet die Konversation im Mitarbeiterbereich des Portals und sendet dort ihre Rückfrage. Der Bürger liest die Nachricht im Chat des Portals oder der App und antwortet dort. Seine Antwort kommt im E-Mail-Postfach Ihrer Sachbearbeitung an.
Die Nachrichten werden verschlüsselt übertragen. Der Bürger muss dafür keine eigene E-Mail-Verschlüsselung einrichten. So kann er die einfache Frage online klären, ohne anzurufen oder persönlich vorbeizukommen.
Diese Bausteine ermöglichen den gezeigten Ablauf.
Basisportal
Der Bürger nutzt seinen freigegebenen Zugang und reicht Unterlagen ein. Ohne DMS-Schnittstelle werden eingereichte Dateien auf dem Dokumentenserver Ihrer Institution abgelegt.
DMS-Schnittstelle
Sie verbindet Ihr Dokumentenmanagementsystem mit dem Portal in beide Richtungen. Im Beispiel gelangt die Anforderung zum Bürger und die eingereichte Unterlage direkt in Ihre elektronische Akte.
Nachrichtenmodul
Es ermöglicht den verschlüsselten Austausch zwischen dem Chat im Portal und Ihrem E-Mail-Postfach. Ihre Institution stellt das benötigte Postfach bereit.
Ihre Fragen zum Anwendungsbeispiel
Müssen unsere Beschäftigten für diesen Ablauf in einem neuen Programm arbeiten?
Die Schreiben und Unterlagen bearbeiten Ihre Beschäftigten in den vorhandenen Systemen. Möchte die Sachbearbeitung selbst eine neue Konversation beginnen, startet sie diese im Mitarbeiterbereich des Portals. Startet ein Bürger einen Chat, geht seine Nachricht automatisch als E-Mail bei der Sachbearbeitung ein. Sie kann direkt im Postfach antworten und muss dafür nicht in den Mitarbeiterbereich wechseln. Auch weitere Antworten der Bürger kommen dort per E-Mail an. Für den gezeigten Ablauf richten wir die passende DMS-Schnittstelle und das Nachrichtenmodul ein.
Können wir auch ohne DMS-Schnittstelle Unterlagen erhalten?
Ja. Im Basisportal werden eingereichte Dateien auf dem Dokumentenserver Ihrer Institution abgelegt. Die DMS-Schnittstelle ergänzt den direkten Austausch mit Ihrer elektronischen Akte in beide Richtungen.
Lässt sich das Beispiel auf unsere Institution übertragen?
Gemeinsam betrachten wir einen typischen Vorgang aus Ihrem Haus. Wir klären, welche Schreiben und Unterlagen ausgetauscht werden, welche Programme Sie nutzen und welche Anbindungen benötigt werden.
Welchen Ablauf möchten Sie in Ihrem Haus vereinfachen?
Ob fehlender Nachweis oder Rückfrage zu einem Antrag: Beschreiben Sie uns einen Vorgang, der Ihre Beschäftigten und Bürger heute Zeit kostet. Gemeinsam besprechen wir, wie das Bürgerportal diesen Ablauf erleichtern kann.