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Orientierung
Funktionen und Anbindung
Betrieb und Anforderungen
Ihr Einstieg
Ihr Jobcenter. Ihre Region. Ihr digitaler Zugang.
Als kommunales Jobcenter können Sie das Bürgerportal für den digitalen Austausch mit Ihren Kundinnen und Kunden einsetzen. Digitale Post, eingereichte Unterlagen und die Anbindung Ihrer Fachsysteme werden passend zu den vereinbarten Funktionen eingerichtet.
Als Optionskommune setzen Sie eigene Schwerpunkte. Sie bestimmen, welche digitalen Angebote Ihre Kunden nutzen können. Die fachliche Bearbeitung bleibt in Ihren vorhandenen Systemen.
Aus der Praxis in Lahn-Dill und Offenbach.
Der Lahn-Dill-Kreis und die Stadt Offenbach nutzen digitale Lösungen von TEC2DATE für ihre Jobcenter.
Das Kommunale Jobcenter Lahn-Dill stellt Bescheide sowie Finanz- und Bewilligungsdaten im Serviceportal bereit. Kunden nutzen es im Browser oder per App. Mit der Scan-Funktion können sie Dokumente direkt mit dem Smartphone erfassen und sicher einreichen.
In einem Flächenkreis erspart das digitale Nachreichen von Unterlagen lange Anfahrten. Für Kunden mit anderen Sprachkenntnissen können Sie Informationen im Portal in weiteren Sprachen bereitstellen. Die Übersetzungen liefert Ihr Jobcenter. Eigene Beratungsangebote machen Sie auf der Startseite bekannt.
Verschlüsselt kommunizieren. Für beide Seiten einfach.
Die Einrichtung einer E-Mail-Verschlüsselung ist für viele Kunden eine Hürde. Wenn Ihr Jobcenter deshalb den E-Mail-Austausch einschränkt, bleiben für einfache Fragen oft nur ein Anruf oder ein Besuch vor Ort.
Mit dem Nachrichtenmodul erhält und beantwortet Ihre Sachbearbeitung Nachrichten im gewohnten E-Mail-Postfach. Ihre Kunden lesen und schreiben in einer Chat-Ansicht im Portal. Die Nachrichten werden verschlüsselt übertragen. Ihre Kunden müssen keine E-Mail-Verschlüsselung einrichten.
So können Sie einfache Rückfragen digital klären, den Kundenverkehr vor Ort reduzieren und Empfang sowie Sachbearbeitung entlasten.
Unterlagen digital erhalten und weiterbearbeiten.
Ihre Kunden reichen angeforderte Nachweise online ein. Dafür müssen sie eine Verdienstabrechnung nicht persönlich vorbeibringen. In der App können sie Papierunterlagen mit dem Smartphone erfassen.
Mit der passenden Anbindung gelangen die Nachweise direkt in Ihre elektronische Akte. Sie bearbeiten die Unterlagen medienbruchfrei weiter, ohne sie auszudrucken, erneut einzuscannen oder manuell von einem Programm in ein anderes zu übertragen.
Informationen finden, ohne im Jobcenter nachzufragen.
Ihre Kunden können bereitgestellte Schreiben, Termine, Bewilligungszeiträume und Finanzdaten selbst aufrufen. So lassen sich einfache Informationsfragen auch außerhalb Ihrer Öffnungszeiten beantworten.
Termine sind mit Datum, Uhrzeit und Ort sichtbar. Kunden können sie bestätigen und in ihren Gerätekalender übernehmen. Welche Informationen bereitstehen, bestimmen Sie mit den eingerichteten Funktionen und Anbindungen.
Ein Beispiel: Eine Verdienstabrechnung nachreichen.
Sie fordern den Nachweis an
Ihre Sachbearbeitung erstellt das Schreiben im gewohnten System. Über die passende Anbindung gelangt es ins digitale Postfach des Kunden.
Ihr Kunde reicht die Unterlage ein
Ihr Kunde lädt die Datei im Portal hoch. Sie wird auf Ihrem Dokumentenserver oder über die eingerichtete Anbindung in der elektronischen Akte bereitgestellt.
Sie prüfen und klären Rückfragen
Ihr Team prüft den Nachweis wie gewohnt. Offene Fragen klären Sie über das Nachrichtenmodul, ohne dass der Kunde dafür ins Jobcenter kommen muss.
Ihre Systeme weiterverwenden. Ihren Einstieg gemeinsam planen.
Ihre Sachbearbeitung bearbeitet Vorgänge in den vorhandenen Fachverfahren und im Dokumentenmanagementsystem (DMS). Die Schnittstellen zu LÄMMkom, LÄMMkom LISSA und Prosoz OPEN sind im Basisportal enthalten. Für enaio ist eine Anbindung in beide Richtungen verfügbar. Den passenden Austausch prüfen wir anhand Ihrer Systeme.
Sie können mit einem ausgewählten Vorgang beginnen. Wir stimmen mit Ihnen Funktionen, Anbindungen und die Einführung ab. TEC2DATE übernimmt Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung der Bürgerportal-Plattform. Sie gestalten Ihre Angebote und behalten die fachliche Verantwortung.
Ihre Fragen vor dem ersten Gespräch
Können wir das Angebot auf die Anforderungen unserer Region abstimmen?
Ja. Sie wählen die benötigten Funktionen und legen fest, welche Angebote und Informationen Sie Ihren Kunden bereitstellen. Die Anbindungen stimmen wir auf Ihre Systeme ab. Besondere Anforderungen besprechen wir anhand Ihrer konkreten Abläufe.
Sind die Jobcenter-Apps und die Bürgerportal-App bereits verfügbar?
Die Jobcenter-Apps des Lahn-Dill-Kreises und der Stadt Offenbach sind veröffentlicht. Die Apps von BUERGERPORTAL.DE haben einen eigenen Veröffentlichungsstand. Die iOS-App ist veröffentlicht. Die Android-App ist veröffentlicht. Den aktuellen Stand und die Download-Links finden Sie auf der App-Seite. Im Browser können Bürgerinnen und Bürger das Portal bereits nutzen.
Müssen unsere Beschäftigten in einem neuen System arbeiten?
Die fachliche Bearbeitung bleibt in Ihren vorhandenen Systemen. Das Nachrichtenmodul nutzt ein E-Mail-Postfach Ihres Jobcenters. Vor der Einführung klären wir die technische Einbindung, die Verwaltung Ihres Portals und die Zuständigkeiten.
Wie viel Aufwand und welche Kosten entstehen für unser Jobcenter?
Das hängt von den benötigten Funktionen, Anbindungen und den Voraussetzungen bei Ihnen ab. Wir besprechen Leistungen, Ihren internen Aufwand, Konditionen und einen möglichen Start, bevor Sie sich entscheiden.
Können wir zunächst ein Gespräch führen?
Ja. Nennen Sie uns Ihr Jobcenter und Ihr Anliegen. Wir melden uns, um Ihre Anforderungen und nächste Schritte zu besprechen. Neue Institutionen nehmen wir im Rahmen der Pilotphase entsprechend unserer Betreuungskapazität auf.
Was braucht Ihr Jobcenter?
Erzählen Sie uns, was Sie für Ihre Kunden und Beschäftigten verbessern möchten. Die technischen Einzelheiten klären wir gemeinsam.