Ihr Basisportal erweitern. Ihre Sachbearbeitung gezielt entlasten.

Vorhandene Erweiterungsmodule

DMS-Schnittstelle

• Bidirektional mit Bürgerinnen und Bürgern austauschen: Im Basisportal reichen Bürgerinnen und Bürger Unterlagen bei Ihrer Institution ein. Die DMS-Schnittstelle ermöglicht den Dokumentenaustausch in beide Richtungen: Sie senden Schreiben und Bescheide aus der elektronischen Akte ins Bürgerportal und erhalten Unterlagen der Bürgerinnen und Bürger direkt zurück in die Akte. Ihre Sachbearbeitung arbeitet im vertrauten System weiter.
• Medienbruchfrei weiterbearbeiten: Eingereichte Unterlagen gelangen über die eingerichtete Schnittstelle direkt in die zugehörige elektronische Akte Ihres Dokumentenmanagementsystems (DMS). Ihre Beschäftigten müssen Dateien nicht manuell herunterladen und in ein anderes Programm übertragen.
• Eingänge im Blick behalten: Die zuständige Sachbearbeitung sieht eingereichte Dokumente im Posteingang zur weiteren Bearbeitung. Bei entsprechender Anbindung lassen sich auch Lesestände im DMS anzeigen.

Nachrichten

• Verschlüsselt mit Bürgerinnen und Bürgern kommunizieren: Das Nachrichtenmodul bietet eine Alternative zur verschlüsselten E-Mail-Kommunikation mit Ihren Bürgerinnen und Bürgern. Nachrichten werden verschlüsselt übertragen. Bürgerinnen und Bürger lesen und schreiben in einer vertrauten Chat-Ansicht im Portal und müssen keine E-Mail-Verschlüsselung einrichten.
• Im gewohnten Postfach antworten: Ihre Sachbearbeitung erhält die Nachrichten als E-Mail und beantwortet sie dort. Die Antwort erscheint wieder im Bürgerportal. Ihre Institution stellt dafür ein E-Mail-Postfach bereit.
• Rückfragen ohne Besuch klären: Einfache Fragen lassen sich digital klären, auch wenn die direkte E-Mail-Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern eingeschränkt ist. Das reduziert Anrufe und vermeidbare Besuche vor Ort und entlastet Ihre Sachbearbeitung.

Antragsstrecken

• Anträge und Nachweise gemeinsam erhalten: Bürgerinnen und Bürger füllen Anträge Schritt für Schritt aus und reichen die erforderlichen Nachweise direkt mit ein, etwa bei Erst- und Weiterbewilligungsanträgen.
• Den Austausch im Portal fortsetzen: Über den eingerichteten Übertragungsweg gelangen Anträge an das angebundene Fachverfahren. Rückfragen und Bescheide kommen ins Bürgerportal zurück. Das Modul setzt FIT-Connect und die Einrichtung dieses Übertragungswegs voraus.

FIT-Connect

• Online-Anträge mit dem Fachverfahren verbinden: FIT-Connect übernimmt den technischen Austausch zwischen den Antragsstrecken im Bürgerportal und dem angebundenen Fachverfahren. So gelangen Einreichungen an die zuständige Stelle und Antworten zurück ins Portal.
• Den Übertragungsweg einrichten: Gemeinsam stimmen wir die Anbindung an Ihr Fachverfahren und die benötigten Berechtigungen ab. Vor dem Einsatz prüfen wir den vollständigen Weg von der Einreichung bis zur Antwort.

Mehr über die Einbindung externer Online-Dienste

Antwortschreiben

• Benötigte Antworten gezielt einholen: Fordern Sie beispielsweise eine Rückmeldung zu einem Schreiben an. Bürgerinnen und Bürger sehen im Portal, dass eine Antwort aussteht, und geben diese über eine passende Antwortmaske ab.
• Die Rückmeldung passend strukturieren: Sie konfigurieren die Antwortmasken je Antworttyp. Das Modul unterstützt gezielte Rückmeldungen auf Ihre Schreiben. Für den laufenden Austausch von Fragen und Antworten nutzen Sie das Nachrichtenmodul.

Newsletter

• Über Angebote und Änderungen informieren: Informieren Sie Bürgerinnen und Bürger beispielsweise über Beratungsangebote, Veranstaltungen oder geänderte Öffnungszeiten. Über die Newsletter-Funktion verbreiten Sie die Informationen Ihrer Institution.

Einwilligungen

• Benötigte Erklärungen direkt vorlegen: Erstellen Sie individuelle Einwilligungserklärungen, die Bürgerinnen und Bürger bei der Anmeldung im Portal sehen, zum Beispiel zur ausschließlich digitalen Zustellung. Welche Erklärungen Sie benötigen, legt Ihre Institution fest.

Erklärvideos

• Abläufe anschaulich erklären: Binden Sie eigene Erklärvideos in Ihr Bürgerportal ein. Zeigen Sie beispielsweise, wie Bürgerinnen und Bürger Unterlagen einreichen oder sich auf einen Termin vorbereiten. So können sie die Erklärung bei Bedarf erneut ansehen.

Geplante Erweiterungen

Die folgenden Erweiterungen sind geplant und noch nicht verfügbar. Den jeweiligen Planungsstand und die Einsatzmöglichkeiten für Ihre Institution besprechen wir gerne mit Ihnen.

Aufgabensystem

• Mitwirkung erleichtern: Ein europäisches KI-Modell soll Aufforderungsschreiben in verständliche Aufgaben übersetzen und prüfen, ob eingereichte Unterlagen dazu passen. So könnten Bürgerinnen und Bürger beispielsweise gezielt die fehlende Seite eines Kontoauszugs nachreichen. Ziel sind weniger Nachforderungen und eine vollständigere Zuarbeit. Die fachliche Prüfung und Entscheidung bleiben bei Ihrer Institution. Die Integration soll datenschutzkonform gestaltet werden.

Jobs

• Regionale Stellenangebote zugänglich machen: Geplant ist, Ihre eigene Datenbank regionaler Stellenanzeigen mit Angeboten der Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit zu ergänzen. Bürgerinnen und Bürger sollen passende Angebote im Portal sehen und ihren Bewerbungsstand festhalten können.

Terminbuchungssystem

• Termine und Ressourcen gemeinsam planen: Bürgerinnen und Bürger sollen ihre Termine direkt über das Portal buchen können. Das geplante Terminbuchungssystem soll Ihnen ermöglichen, verfügbare Zeiten, zuständige Beschäftigte und benötigte Räume zentral zu verwalten und aufeinander abzustimmen. Das erleichtert die Terminorganisation und reduziert telefonische Abstimmungen.

Eintrittskontrollsystem

• Einlass steuern und Ankunft melden: Aufbauend auf dem geplanten Terminbuchungssystem soll sich Ihre bestehende Eintrittskontrolle um den Zugang für Bürgerinnen und Bürger mit Termin erweitern lassen. Bürgerinnen und Bürger erhalten dafür einen QR-Code in der App, den sie beispielsweise an einem Einlassdrehkreuz scannen. Nach dem Scan soll die für den Termin zuständige Sachbearbeitung automatisch eine E-Mail erhalten, dass die betreffende Person angekommen ist.
• Empfang und Sicherheitskräfte entlasten: Der terminbezogene Einlass soll die Sicherheit erhöhen und die Anmeldung vor Ort vereinfachen. Automatische Einlasskontrollen und Ankunftsmeldungen können manuelle Aufgaben reduzieren, Sicherheits- und Empfangskräfte entlasten und die Kosten für diese Dienste senken. Voraussetzung sind das Terminbuchungssystem und die passende Anbindung Ihrer Eintrittskontrolle.

Niederlassungsverwaltung

• Zuständigkeiten klar abbilden: Ob bundesweit tätige Institution mit Niederlassungen in ganz Deutschland oder städtische Einrichtung mit Bürgerbüros in mehreren Stadtbezirken: Die geplante Niederlassungsverwaltung soll Ihre Standorte und deren Zuständigkeiten zentral im Portal abbilden. Für jede Niederlassung sollen Sie den Versorgungsbereich festlegen können, vom einzelnen Straßenzug bis zum gesamten Bundesgebiet.
• Den richtigen Standort finden: Bürgerinnen und Bürger sollen im Portal die für sie zuständige Niederlassung einschließlich der Kontaktdaten sehen. So finden sie direkt den richtigen Standort. Das erspart unnötige Wege und entlastet Ihre Beschäftigten bei der Weiterleitung von Anfragen.

EUDI-Wallet

• Digitale Nachweise einbinden: Die geplante EUDI-Wallet-Anbindung im Bürgerportal Identity Hub soll das bestehende Bürgerportal-Konto ergänzen. Sie verbindet Identität, Anmeldung und verifizierte Nachweise und soll bestätigte Angaben für digitale Anträge nutzbar machen.

Die fünf geplanten EUDI-Wallet-Anwendungsfälle ansehen