Datenschutzerklärung

1. Für welche Angebote diese Erklärung gilt

Diese Datenschutzerklärung informiert dich über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Marketing-Website unter buergerportal.de und www.buergerportal.de. Sie gilt auch für entsprechende Test- und Vorschauversionen, soweit dort dieselben Funktionen angeboten werden. Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen.

Für die Registrierung und die Nutzung der Anwendung unter app.buergerportal.de sowie für die Bearbeitung deiner Anliegen durch eine angeschlossene Institution gelten gesonderte Datenschutzhinweise. Die Marketing-Website nimmt keine Bürgeranträge oder Unterlagen zur Bearbeitung durch Institutionen entgegen.

Datenschutzerklärung für dein Bürgerportal-Konto und die App (externer Link)

2. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

TEC2DATE GmbH
Hermann-Steinhäuser-Straße 43-47
63065 Offenbach am Main
Vertreten durch Geschäftsführer Christoph Schneider
Telefon: +49 69 99 99 279 0
E-Mail: kontakt@buergerportal.de
Datenschutzbeauftragter: datenschutz@buergerportal.de

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Wenn du Fragen zum Datenschutz hast oder deine Rechte ausüben möchtest, kannst du dich unter datenschutz@buergerportal.de direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

3. Aufruf der Website, Hosting und Sicherheit

Wir betreiben die Website und die selbst gehostete Analyseplattform auf Systemen bei Hetzner in Deutschland. Hosting-Dienstleister ist die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Bei jedem Aufruf werden technisch insbesondere deine IP-Adresse, der angeforderte Pfad einschließlich gegebenenfalls übermittelter URL-Parameter, Datum und Uhrzeit, Browser- und Betriebssysteminformationen, gegebenenfalls die zuvor besuchte Seite sowie Verbindungs- und Antwortinformationen verarbeitet. Das ist erforderlich, um die angeforderten Inhalte an deinen Browser auszuliefern, Fehler zu erkennen und die Website gegen Angriffe zu schützen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung der Website. Ohne die technisch erforderliche Verarbeitung der Verbindungsdaten kann die Website nicht ausgeliefert werden.

Der ausliefernde Website-Container schreibt keine regulären Zugriffsprotokolle. Davon zu unterscheiden sind vorgeschaltete Webserver, die Web Application Firewall sowie technische Fehler- und Sicherheitsprotokolle. Solche Protokolle dienen ausschließlich Betrieb, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr. Sie werden nicht mit Umami zu Besucherprofilen zusammengeführt. WAF-Protokolle werden 30 Tage aufbewahrt und anschließend gelöscht. Für die Aufbewahrung der übrigen Protokolle sind der jeweilige technische Zweck, die Aufklärung konkreter Sicherheitsvorfälle und gegebenenfalls die Sicherung von Rechtsansprüchen maßgeblich. Die Daten sind zu löschen, sobald sie dafür nicht mehr erforderlich sind.

Geschützte Test- und Vorschauversionen können eine Anmeldung über HTTP Basic Auth verlangen. Dabei werden die eingegebenen Zugangsdaten zur Zugriffskontrolle verarbeitet. Der Browser kann sie bis zum Ende der Sitzung vorhalten. Diese Zugangskontrolle ist keine Anmeldung am Bürgerportal. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, unser Interesse am Schutz noch nicht öffentlicher Inhalte.

4. Kontaktformulare, Empfehlungen und persönliche Kontaktaufnahme

Wenn du uns über ein Formular, per E-Mail oder telefonisch kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung deiner Anfrage, für Rückfragen und zur Vorbereitung einer möglichen Zusammenarbeit. Eine Zustimmung zur Websiteanalyse ist dafür nicht erforderlich.

Die Formulare unter /support und /kontakt fragen deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und deine Nachricht als Pflichtangaben ab. Supportanfragen werden an support@buergerportal.de gesendet, allgemeine Kontaktanfragen an kontakt@buergerportal.de. Wir nutzen deine Angaben, um deine Anfrage zu bearbeiten und dir per E-Mail zu antworten. Ohne diese Angaben lässt sich das Formular nicht absenden. Du kannst uns alternativ per E-Mail oder telefonisch kontaktieren.

Das Empfehlungsformular unter /institution-empfehlen fragt deinen Namen und deine E-Mail-Adresse sowie Name und E-Mail-Adresse der Institution als Pflichtangaben ab. Du kannst die dienstliche E-Mail-Adresse einer persönlichen Ansprechperson oder eine allgemeine Kontaktadresse der Institution angeben. Wir verwenden diese Angaben, um deine Empfehlung zu bearbeiten und bei Bedarf Rückfragen an dich zu richten. Ohne diese Angaben lässt sich das Formular nicht absenden.

Deine Empfehlung wird an das zuständige Team bei TEC2DATE übermittelt. Wir prüfen den Hinweis und kontaktieren die Institution persönlich. Dabei geben wir deinen Namen und deine E-Mail-Adresse zusammen mit deinem Wunsch nach einem eigenen Portal an die angegebene Institution weiter. Der Nachrichtenvorschlag ist vor dem Absenden im Formular sichtbar. Du erhältst eine Eingangsbestätigung. An die Institution wird keine automatische E-Mail gesendet. Bitte übermittle keine Angaben zu persönlichen Anliegen oder Verfahren.

Das Kontaktformular für Institutionen fragt Name, Institution, E-Mail-Adresse und Anliegen als Pflichtangaben ab. Rolle und Telefonnummer sind freiwillig. Die Anfrage wird an kontakt@buergerportal.de gesendet. Ohne die erforderlichen Angaben lässt sich dieses Formular nicht absenden. Eine Kontaktaufnahme über die angegebenen anderen Wege bleibt möglich.

Soweit das Pilotbewerbungsformular angeboten wird, sind Institution, Ansprechperson und dienstliche E-Mail-Adresse erforderlich. Angaben zu Art der Institution, Bundesland, Funktion, Größe bzw. Fallzahl, Telefonnummer, bestehendem Portal, eingesetzter Portallösung, geplantem Wechsel oder geplanter Ergänzung, Fachverfahren, DMS-System und weiteren Mitteilungen sind freiwillig. Wenn beim bestehenden Portal „in Planung“ ausgewählt wird, fragen wir zusätzlich freiwillig den geplanten Umsetzungszeitraum ab. „Noch nicht festgelegt“ ist ebenfalls auswählbar. Pilotbewerbungen werden an pilotbewerbung@buergerportal.de gesendet. Sie sind Anfragen zur Teilnahme an einer Pilotphase und keine Bewerbungen um eine Arbeitsstelle.

Bei E-Mail-Kontakt verarbeiten wir zusätzlich die von deinem E-Mail-System übermittelten Absender-, Empfänger- und Versandinformationen sowie gegebenenfalls beigefügte Dateien. Bei Telefonkontakt verarbeiten wir die mitgeteilten Kontaktdaten und Gesprächsinhalte, soweit dies für die Bearbeitung erforderlich ist. Bitte übermittle über die Marketing-Kontaktwege keine Bürgerakten, Gesundheitsdaten oder vertraulichen Unterlagen anderer Personen.

Soweit deine Anfrage auf einen Vertrag mit dir oder vorvertragliche Maßnahmen auf deine Veranlassung gerichtet ist, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei allgemeinen Anfragen oder wenn du eine Institution vertrittst, verarbeiten wir deine geschäftlichen Kontaktdaten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Anfragen zu beantworten und die Kommunikation mit Interessenten und deren Ansprechpersonen zu ermöglichen.

Die Formulare senden an einen eigenen Versanddienst, der die Eingaben prüft und über unseren SMTP-Zugang bei Hetzner per E-Mail weiterleitet. Er legt keine dauerhafte Formulardatenbank und keine eigene Warteschlange an. Für die Übermittlung werden die Eingaben vorübergehend im Arbeitsspeicher verarbeitet. Nach erfolgreichem Versand erhältst du grundsätzlich eine Bestätigungs-E-Mail mit deinen Angaben. Ein Fehler beim Versand der Bestätigung bedeutet nicht zwingend, dass deine Anfrage nicht bei uns eingegangen ist. Die Verarbeitung in den beteiligten E-Mail-Systemen besteht unabhängig davon fort.

Zugriff auf Anfragen haben die für ihre Bearbeitung zuständigen Personen. Die Postfächer unter buergerportal.de werden bei Hetzner in Deutschland betrieben. Hierfür besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Kontakt- und Supportanfragen werden an TEC2DATE-Postfächer weitergeleitet. Diese werden in Microsoft 365 mit Datenhaltung in der Europäischen Union bzw. EFTA betrieben. Für Microsoft 365 besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit einer deutschen beziehungsweise europäischen Vertragsgesellschaft. Auch direkt an TEC2DATE gerichtete Anfragen werden dort verarbeitet. Technische E-Mail-Dienstleister sind dadurch an Übermittlung, Zustellung und Speicherung beteiligt. Die Angaben werden nicht für einen Newsletter oder eine Weitergabe an externe Analysedienste verwendet.

E-Mail-Anfragen und die zugehörige Korrespondenz bleiben derzeit auch nach Abschluss der Bearbeitung in unseren Postfächern gespeichert. Eine feste Löschfrist ist dafür bislang nicht umgesetzt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und deine Rechte, insbesondere auf Löschung unter den gesetzlichen Voraussetzungen, bleiben davon unberührt. Informationen zur Ausübung deiner Rechte findest du in Abschnitt 12.

5. Newsletter und Presseverteiler

Mit deiner Einwilligung senden wir dir Informationen aus den gewählten Verteilern. Die Anmeldung ist freiwillig und erfordert deine E-Mail-Adresse. Wir speichern außerdem deine Verteilerwahl, die Anmeldequelle und den Nachweis deiner Einwilligung mit Wortlaut, Version und Zeitpunkten der Anmeldung, Bestätigung und Abmeldung. Deine E-Mail-Adresse bestätigst du über einen Link per E-Mail.

Rechtsgrundlage für den Versand ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Du kannst deine Einwilligung jederzeit über die Links in jeder Newsletter-E-Mail oder unter news@buergerportal.de widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt davon unberührt. Den Einwilligungsnachweis speichern wir nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO sowie zur Verteidigung von Rechtsansprüchen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Unser Newsletter-System betreiben wir bei Hetzner in Deutschland. Für den E-Mail-Versand nutzen wir Mailjet, einen Dienst der Sinch-Gruppe, als Auftragsverarbeiter. Mailjet verarbeitet Empfängeradressen, E-Mail-Inhalte und Zustellinformationen. Für mögliche Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums sieht der Auftragsverarbeitungsvertrag insbesondere EU-Standardvertragsklauseln vor. Informationen und eine Kopie der geltenden Garantien erhältst du unter datenschutz@buergerportal.de.

Auftragsverarbeitung bei Mailjet (externer Link)

Wir werten weder Öffnungen noch Klicks personenbezogen aus. Rückmeldungen zu Zustellfehlern und Spam-Beschwerden speichern wir für 30 Tage und entfernen sie im täglichen Löschlauf. Dauerhaft unzustellbare Adressen und Adressen mit Spam-Beschwerden sperren wir für weitere Newsletter. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser Interesse ist ein zuverlässiger Versand ohne unerwünschte Zusendungen.

Unbestätigte Anmeldungen löschen wir spätestens acht Tage nach der letzten Anforderung. Daten für andere bestehende Abonnements oder Sperren bleiben erhalten. Bestätigte Abonnements speichern wir bis zur Abmeldung. Nach einer Abmeldung über die Newsletter-Verwaltung speichern wir Einwilligungsnachweise für weitere drei Jahre. Danach werden sie im täglichen Löschlauf entfernt. Ein minimaler Sperrvermerk bleibt erhalten, solange er zur Beachtung deiner Abmeldung oder einer Zustellsperre erforderlich ist. Wir prüfen dies jährlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Für Sicherheitskopien gilt Abschnitt 11.

Bei einer Newsletter-Anmeldung im Bürgerportal erhält unser Newsletter-System deine E-Mail-Adresse, den Einwilligungsnachweis, die Anmeldequelle und technische Auftragskennungen und Zeitangaben aus dem Portal. Wir verarbeiten diese Angaben in einem technischen Übergabejournal, um die Anmeldung zuverlässig zu übermitteln und doppelte Aufträge zu verhindern. Löschst du dein Konto im Bürgerportal, entfernen wir deinen Newsletter-Empfänger mit allen Abonnements und Einwilligungsnachweisen aus dem Newsletter-System. Bei einer globalen Versandsperre bleibt der gesperrte Empfänger erhalten. Wir melden das Portal-Abonnement ab und entfernen dessen Einwilligungsnachweis. Eine neue ausdrückliche Anmeldung nach der Kontolöschung erfordert erneut deine Bestätigung per E-Mail. Globale Versandsperren bleiben bestehen.

Im technischen Übergabejournal entfernen wir die übermittelten Daten sieben Tage nach Abschluss. Pseudonymisierte technische Vermerke zu abgeschlossenen Aufträgen werden nach 1.095 Tagen in der laufenden Bereinigung gelöscht. Sie verhindern, dass verspätete alte Aufträge eine erneute Anmeldung auslösen. Ist das Versandergebnis ungeklärt, entfernen wir die übermittelten Daten ebenfalls nach sieben Tagen. Der technische Vermerk bleibt bis zur manuellen Klärung erhalten. Für solche ungeklärten Vermerke ist keine feste automatische Löschfrist eingerichtet. Noch nicht ausgeführte Widerrufe bleiben bis zur erfolgreichen Bearbeitung gespeichert und werden bei einer vorübergehenden Störung erneut versucht. Rechtsgrundlage für die technischen Nachweise ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser Interesse ist die zuverlässige Beachtung deiner Anmeldung, Abmeldung und Versandsperren.

6. Schutz der Formulare vor Missbrauch

Alle öffentlichen Kontakt-, Support-, Empfehlungs-, Bewerbungs- und Newsletter-Anmeldeformulare verwenden zusätzlich ALTCHA im Eigenbetrieb. Der Browser löst eine kurze Rechenaufgabe. Unser Formularserver prüft den Nachweis vor dem Versand. Widget und Prüfung laufen über unsere eigene Infrastruktur. Es werden keine Cookies gesetzt und keine Daten an den ALTCHA-Anbieter übertragen. Die Aufgaben sind an das jeweilige Formular gebunden, zehn Minuten gültig und nur einmal verwendbar. Der begrenzte Aufgabenvorrat im Arbeitsspeicher enthält keine Formulareingaben oder IP-Adressen. Verwendete Aufgaben werden sofort entfernt, abgelaufene bei der nächsten Prüfung oder Aufgabenerzeugung, alle beim Neustart. Die Sicherheitsprüfung benötigt JavaScript. Alternativ ist eine Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon möglich.

Wir verwenden eigene Schutzmaßnahmen gegen automatisierte oder übermäßige Formularaufrufe. Dazu gehören Mengenbegrenzungen, ein für normale Besucher nicht auszufüllendes Prüffeld und die Prüfung technischer Zeitangaben. Dafür binden wir keinen externen CAPTCHA-Dienst ein.

Der Versanddienst verarbeitet für seine Mengenbegrenzung einen gekürzten IP-Netzbereich und Zeitpunkte der Versuche im Arbeitsspeicher. Dazu zählen auch Fehlversuche beim Absenden von Formularen. Die Begrenzung betrachtet ein Zeitfenster von einer Stunde. Nicht mehr benötigte Einträge werden spätestens bei der nächsten stündlichen Bereinigung oder beim Neustart entfernt. Technische Versand- und Fehlerprotokolle können zusätzlich den Formulartyp und den gekürzten Netzbereich enthalten. Die vorgeschaltete Infrastruktur kann weitere Verbindungsdaten zur Missbrauchsabwehr verarbeiten.

Bei Newsletter-Anmeldungen verwenden wir für die Mengenbegrenzung pseudonymisierte Prüfwerte aus dem gekürzten IP-Netzbereich und der E-Mail-Adresse, bei Änderungen der Verteilerwahl einen Prüfwert aus der Empfängerkennung. Diese mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Werte werden zusammen mit Zählern und dem Beginn des jeweiligen Zeitfensters ausschließlich im Arbeitsspeicher gehalten. Das Zeitfenster beträgt eine Stunde. Abgelaufene Einträge werden beim nächsten Aufruf der jeweiligen Mengenbegrenzung oder beim Neustart entfernt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Schutz unserer Formulare, Postfächer und Infrastruktur vor Spam, Überlastung und missbräuchlicher Nutzung. Eine vorübergehende technische Ablehnung eines Formularaufrufs ist keine automatisierte Entscheidung über dein Anliegen oder eine Teilnahme an der Pilotphase.

7. Einstellungen und Speicher in deinem Browser

Die Website verwendet lokale Browserspeicher für die nachfolgend beschriebenen Einstellungen. Diese Funktionen sind von der optionalen Websiteanalyse getrennt und erzeugen keine Werbeprofile. Analyse-Cookies setzen wir nicht.

Die Speicherung ausdrücklich gewählter Darstellungs- und Navigationseinstellungen dient der angeforderten Bedienfunktion und erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO die Rechtsgrundlage. Unser Interesse ist die nutzerfreundliche Bereitstellung deiner Einstellungen. Die Speicherung der Analyseentscheidung dient der Beachtung und Dokumentation deiner Wahl nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 und 3 DSGVO. Der hierfür erforderliche Endgerätezugriff erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Du kannst diese Speicher über deine Browsereinstellungen löschen oder blockieren. Dann können Einstellungen verloren gehen oder erneut abgefragt werden. Wenn die Analyseentscheidung nicht gespeichert werden kann, bleibt die Analyse ausgeschaltet. Bereits gespeicherte Daten auf einem nicht mehr verwendeten Gerät können wir nicht aus der Ferne löschen.

8. Optionale Websiteanalyse mit Umami

Mit deiner Einwilligung analysieren wir die Nutzung dieser Website sowie den Erfolg unserer Fachartikel und Kampagnen. Die Analyse betreiben wir selbst mit Umami bei Hetzner in Deutschland. Ohne Einwilligung kannst du alles nutzen. Unter „Analyse-Einstellungen“ im Fußbereich kannst du deine Einwilligung jederzeit widerrufen.

Wir verwenden hierfür die selbst gehostete Software Umami. Erst nach ausdrücklicher Zustimmung wird das Analyseskript geladen. Zuvor stattgefundene Aufrufe oder Klicks werden nicht nachträglich nachgemeldet. Ohne aktive Freigabe der Analysekonfiguration findet ebenfalls keine Messung statt. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Soweit auf Informationen in deinem Endgerät zugegriffen wird, gilt zusätzlich § 25 Abs. 1 TDDDG.

Erfasst werden bekannte Seitenpfade, Sprache, Zeitpunkte, festgelegte Klickziele, Downloads, Kontaktwege, Formularbeginn, Fehlerkategorien und bestätigte Formularabschlüsse. Scrolltiefe und aktive Zeit im sichtbaren, fokussierten Tab werden nur in Stufen gemessen. Sie belegen keine vollständige Lektüre. Hinzu kommen aus der Browserkennung abgeleitete Browser-, Betriebssystem- und Geräteklassen.

Für die Kampagnenauswertung übernehmen wir ausschließlich vorab freigegebene UTM-Kennungen. Andere URL-Parameter und Fragmente werden verworfen. Wir ordnen die Herkunft nur Kategorien wie LinkedIn oder Suchmaschine zu und übermitteln keine Referrer-Adresse. Nach Zustimmung speichern wir bekannte Seitenpfade, Einstieg, Besuchstiefe und Kampagnenkennung im Sitzungsspeicher dieses Tabs. Die Zuordnung endet nach 30 Minuten ohne Analyseereignis, beim Schließen des Tabs oder bei Widerruf. So können wir Wege vom Artikel bis zu einer Anfrage auswerten. Die Ereignisse enthalten keine Formulareingaben. Eine Newsletter-Anforderung belegt noch keine Bestätigung des Abonnements, ein Anmeldeklick keine abgeschlossene Registrierung.

Für die Herkunftsauswertung verwenden wir feste Kategorien für Suchmaschinen, soziale Netzwerke und KI-Assistenten, zum Beispiel Google, Bing, ChatGPT oder Perplexity. Gespeichert werden nur die Kategorie, ihre Gruppe und der Hinweis, ob sie aus dem Referrer oder einer freigegebenen KI-Kennung im Link abgeleitet wurde. Referrer-Adressen, Suchanfragen und Gesprächsinhalte werden nicht übermittelt. Fehlt ein eindeutiger Hinweis, bleibt die Herkunft unbekannt. Beim erweiterten Messumfang fragen wir erneut nach deiner Einwilligung.

Unsere Weiterleitung übergibt keine Besucher-IP-Adresse oder Standortheader an Umami. Die IP-Adresse wird unabhängig davon technisch bei der Verbindung zur Website verarbeitet. Umami verwendet die interne Gateway-Adresse und Browsermerkmale zur Bildung einer täglich wechselnden Sitzungskennung. Diese Kennungen behandeln wir vorsorglich als pseudonyme Daten. Besucher mit gleichen Browsermerkmalen können zusammengefasst werden. Die Auswertung ist deshalb keine exakte Zählung einzelner Menschen.

Wir übermitteln keine Formulareingaben, Namen, E-Mail-Adressen, Dokumente, Nutzerkonten-IDs, Referrer-Adressen, Werbe-Kennungen oder frei definierten Nutzereigenschaften an Umami. Wir setzen keine Sitzungsaufzeichnungen, Heatmaps oder geräteübergreifende Identifikation ein. Umami-Telemetrie und externe Update-Abfragen sind deaktiviert. Berechtigte Personen der TEC2DATE GmbH erhalten Zugang zur Auswertung. Hetzner ist als Hosting-Auftragsverarbeiter eingebunden. Für diese Analyse ist keine Übermittlung in Drittländer vorgesehen.

Analysedaten werden nach 90 Tagen im täglichen Löschlauf entfernt, im regulären Betrieb also spätestens nach 91 Tagen. Die Entscheidung über die Analyse gilt im Browser höchstens 180 Tage. Wir berücksichtigen zusätzlich die Browser-Signale Do Not Track und Global Privacy Control und lassen die Analyse bei diesen Signalen ausgeschaltet.

Du kannst die Einwilligung jederzeit unter „Analyse-Einstellungen“ im Fußbereich durch „Ablehnen“ widerrufen. Danach werden keine weiteren Analyseereignisse versendet. Die Entscheidung wird auch in anderen geöffneten Tabs derselben Website berücksichtigt. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Der Widerruf löscht bereits erhobene Analysedaten nicht automatisch. Für ein Löschbegehren kannst du unseren Datenschutzkontakt verwenden. Da wir keine Namen oder Konten zuordnen, können einzelne Datensätze unter Umständen nicht deiner Person zugeordnet werden. Wir erheben nicht allein dafür zusätzliche Identifikationsdaten.

9. Schriften, Bilder und Links auf andere Angebote

Schriften, Logos, Bilder, Grafiken und App-Store-Abzeichen liefern wir selbst aus. Durch ihre Anzeige werden keine Schrift- oder Bilddateien von externen Anbietern nachgeladen. Es sind keine externen Video-, Karten-, Werbe- oder Social-Media-Einbettungen Bestandteil dieser Website.

Verweise können zur Bürgerportal-Anwendung, zu einem Demoangebot, zu App-Stores oder zu anderen Websites führen. Erst beim Aufruf eines solchen Ziels verbindet sich dein Browser mit dessen Anbieter. Dort gelten die jeweiligen Datenschutzhinweise. Beim Öffnen eines E-Mail-Links wird dein E-Mail-Programm, bei einem Telefonlink gegebenenfalls deine Telefonanwendung verwendet. In Test- und Vorschauversionen können Verweise vorläufig auf Testziele führen.

10. Empfänger, Dienstleister und Auslandsverarbeitung

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur Personen Zugriff, die die Daten für ihre jeweilige Aufgabe benötigen. Soweit wir weisungsgebundene Dienstleister mit der Verarbeitung beauftragen, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 28 DSGVO. Darüber hinaus kommen Empfänger in Betracht, soweit eine gesetzliche Verpflichtung zur Offenlegung besteht oder dies zur Rechtsverfolgung erforderlich ist, etwa zuständige Behörden, Gerichte oder beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater.

Hosting und Umami-Analyse erfolgen nach der hier beschriebenen Konfiguration in Deutschland. Die Aussage, dass keine Daten an externe Analysedienste übermittelt werden, betrifft die Websiteanalyse. Sie bedeutet nicht, dass bei einer von dir veranlassten E-Mail-Kommunikation oder beim Aufruf externer Links keine anderen Anbieter beteiligt sind. Für eine von uns veranlasste Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums müssen zusätzlich die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sein. Die europäische Datenhaltung von Microsoft 365 schließt einzelne Verarbeitungen außerhalb dieser Region, etwa für Support oder Sicherheit, nicht vollständig aus. Für solche Übermittlungen sind die konkret einschlägigen Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO maßgeblich. Informationen dazu und gegebenenfalls eine Kopie der Garantien kannst du bei unserem Datenschutzkontakt anfordern.

11. Allgemeine Speicherdauer und Schutz der Daten

Die Angaben zur Speicherdauer findest du bei den jeweiligen Verarbeitungsvorgängen. Für E-Mail-Anfragen gilt der in Abschnitt 4 beschriebene Stand. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten sind unabhängig davon zu beachten.

Die Website ist für den verschlüsselten Abruf über HTTPS vorgesehen. Wir verwenden Zugriffsbeschränkungen und trennen Website, Formularversand und Analysedatenbank. Verschlüsselung und weitere Schutzmaßnahmen verringern Risiken, können aber keine absolute Sicherheit gewährleisten. Normale E-Mail ist insbesondere nicht automatisch Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Für vertrauliche Inhalte vereinbare bitte zunächst einen geeigneten Übermittlungsweg mit uns.

Soweit Daten in Sicherheitskopien enthalten sind, dienen diese der Wiederherstellung nach technischen Störungen. Sicherheitskopien werden ausschließlich in Deutschland gespeichert. Zugriff hat nur TEC2DATE. Sie werden für höchstens sechs Monate ab ihrer Erstellung aufbewahrt und anschließend gelöscht. Bereits aus den laufenden Systemen gelöschte Daten können bis dahin noch in Sicherheitskopien enthalten sein. Nach einer Wiederherstellung sind zwischenzeitliche Löschungen erneut zu berücksichtigen. Die Löschfrist der laufenden Umami-Datenbank ist keine Zusage über die Aufbewahrungszeit sämtlicher Infrastruktur-Sicherungen.

12. Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du das Recht auf Auskunft über deine personenbezogenen Daten einschließlich einer Kopie (Art. 15 DSGVO), Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt insbesondere für von dir bereitgestellte Daten, die wir automatisiert auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags verarbeiten.

Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung. Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an datenschutz@buergerportal.de. Zur Vermeidung einer Offenlegung an Unberechtigte können wir bei begründeten Zweifeln angemessene zusätzliche Angaben zur Identitätsprüfung benötigen.

13. Dein Widerspruchsrecht

Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeiten, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung kannst du jederzeit ohne Angabe besonderer Gründe widersprechen. Richte einen Widerspruch an datenschutz@buergerportal.de.

14. Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines gewöhnlichen Aufenthalts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des vermuteten Verstoßes. Für unseren Unternehmenssitz ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig. Informationen und Kontaktmöglichkeiten findest du unter datenschutz.hessen.de.

15. Automatisierte Entscheidungen und Änderungen

Auf der Marketing-Website treffen wir keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen einschließlich Profiling, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Eine Anfrage oder Pilotbewerbung wird nicht allein anhand der Websiteanalyse entschieden.

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich die Website oder ihre Datenverarbeitung ändert. Ändern sich einwilligungsbedürftige Zwecke oder der Datenumfang wesentlich, holen wir erforderlichenfalls eine neue Einwilligung ein. Stand dieser Fassung: 26. Oktober 2026.