Datenschutzerklärung

1. Für welche Angebote diese Erklärung gilt

Diese Datenschutzerklärung informiert dich über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Marketing-Website unter buergerportal.de und www.buergerportal.de. Sie gilt auch für entsprechende Test- und Vorschauversionen, soweit dort dieselben Funktionen angeboten werden. Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen.

Für die Registrierung und die Nutzung der Anwendung unter app.buergerportal.de sowie für die Bearbeitung deiner Anliegen durch eine angeschlossene Institution gelten gesonderte Datenschutzhinweise. Die Marketing-Website nimmt keine Bürgeranträge oder Unterlagen zur Bearbeitung durch Institutionen entgegen.

Datenschutzerklärung für dein Bürgerportal-Konto und die App (externer Link)

2. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

TEC2DATE GmbH
Hermann-Steinhäuser-Straße 43-47
63065 Offenbach am Main
Vertreten durch Geschäftsführer Christoph Schneider
Telefon: +49 69 99 99 279 0
E-Mail: kontakt@buergerportal.de
Datenschutzkontakt: datenschutz@buergerportal.de

Wenn du Fragen zum Datenschutz hast oder deine Rechte ausüben möchtest, wende dich an unseren Datenschutzkontakt.

3. Aufruf der Website, Hosting und Sicherheit

Wir betreiben die Website und die selbst gehostete Analyseplattform auf Systemen bei Hetzner in Deutschland. Hosting-Dienstleister ist die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Bei jedem Aufruf werden technisch insbesondere deine IP-Adresse, der angeforderte Pfad einschließlich gegebenenfalls übermittelter URL-Parameter, Datum und Uhrzeit, Browser- und Betriebssysteminformationen, gegebenenfalls die zuvor besuchte Seite sowie Verbindungs- und Antwortinformationen verarbeitet. Das ist erforderlich, um die angeforderten Inhalte an deinen Browser auszuliefern, Fehler zu erkennen und die Website gegen Angriffe zu schützen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung der Website. Ohne die technisch erforderliche Verarbeitung der Verbindungsdaten kann die Website nicht ausgeliefert werden.

Der ausliefernde Website-Container schreibt keine regulären Zugriffsprotokolle. Davon zu unterscheiden sind vorgeschaltete Webserver, die Web Application Firewall sowie technische Fehler- und Sicherheitsprotokolle. Solche Protokolle dienen ausschließlich Betrieb, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr. Sie werden nicht mit Umami zu Besucherprofilen zusammengeführt. WAF-Protokolle werden 30 Tage aufbewahrt und anschließend gelöscht. Für die Aufbewahrung der übrigen Protokolle sind der jeweilige technische Zweck, die Aufklärung konkreter Sicherheitsvorfälle und gegebenenfalls die Sicherung von Rechtsansprüchen maßgeblich. Die Daten sind zu löschen, sobald sie dafür nicht mehr erforderlich sind.

Geschützte Test- und Vorschauversionen können eine Anmeldung über HTTP Basic Auth verlangen. Dabei werden die eingegebenen Zugangsdaten zur Zugriffskontrolle verarbeitet. Der Browser kann sie bis zum Ende der Sitzung vorhalten. Diese Zugangskontrolle ist keine Anmeldung am Bürgerportal. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, unser Interesse am Schutz noch nicht öffentlicher Inhalte.

4. Kontaktformulare, Empfehlungen und persönliche Kontaktaufnahme

Wenn du uns über ein Formular, per E-Mail oder telefonisch kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung deiner Anfrage, für Rückfragen und zur Vorbereitung einer möglichen Zusammenarbeit. Eine Zustimmung zur Websiteanalyse ist dafür nicht erforderlich.

Die Formulare unter /support und /kontakt fragen deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und deine Nachricht als Pflichtangaben ab. Supportanfragen werden an support@buergerportal.de gesendet, allgemeine Kontaktanfragen an kontakt@buergerportal.de. Wir nutzen deine Angaben, um deine Anfrage zu bearbeiten und dir per E-Mail zu antworten. Ohne diese Angaben lässt sich das Formular nicht absenden. Du kannst uns alternativ per E-Mail oder telefonisch kontaktieren.

Das Empfehlungsformular unter /institution-empfehlen fragt deinen Namen und deine E-Mail-Adresse sowie Name und E-Mail-Adresse der Institution als Pflichtangaben ab. Du kannst die dienstliche E-Mail-Adresse einer persönlichen Ansprechperson oder eine allgemeine Kontaktadresse der Institution angeben. Wir verwenden diese Angaben, um deine Empfehlung zu bearbeiten und bei Bedarf Rückfragen an dich zu richten. Ohne diese Angaben lässt sich das Formular nicht absenden.

Deine Empfehlung wird an das zuständige Team bei TEC2DATE übermittelt. Wir prüfen den Hinweis und kontaktieren die Institution persönlich. Dabei geben wir deinen Namen und deine E-Mail-Adresse zusammen mit deinem Wunsch nach einem eigenen Portal an die angegebene Institution weiter. Der Nachrichtenvorschlag ist vor dem Absenden im Formular sichtbar. Du erhältst eine Eingangsbestätigung. An die Institution wird keine automatische E-Mail gesendet. Bitte übermittle keine Angaben zu persönlichen Anliegen oder Verfahren.

Das Kontaktformular für Institutionen fragt Name, Institution, E-Mail-Adresse und Anliegen als Pflichtangaben ab. Rolle und Telefonnummer sind freiwillig. Die Anfrage wird an kontakt(at)buergerportal.de gesendet. Ohne die erforderlichen Angaben lässt sich dieses Formular nicht absenden. Eine Kontaktaufnahme über die angegebenen anderen Wege bleibt möglich.

Soweit das Pilotbewerbungsformular angeboten wird, sind Institution, Ansprechperson und dienstliche E-Mail-Adresse erforderlich. Angaben zu Art der Institution, Bundesland, Funktion, Größe bzw. Fallzahl, Telefonnummer, bestehendem Portal, eingesetzter Portallösung, geplantem Wechsel oder geplanter Ergänzung, Fachverfahren, DMS-System und weiteren Mitteilungen sind freiwillig. Wenn beim bestehenden Portal „in Planung“ ausgewählt wird, fragen wir zusätzlich freiwillig den geplanten Umsetzungszeitraum ab. „Noch nicht festgelegt“ ist ebenfalls auswählbar. Pilotbewerbungen werden an pilotbewerbung@buergerportal.de gesendet. Sie sind Anfragen zur Teilnahme an einer Pilotphase und keine Bewerbungen um eine Arbeitsstelle.

Bei E-Mail-Kontakt verarbeiten wir zusätzlich die von deinem E-Mail-System übermittelten Absender-, Empfänger- und Versandinformationen sowie gegebenenfalls beigefügte Dateien. Bei Telefonkontakt verarbeiten wir die mitgeteilten Kontaktdaten und Gesprächsinhalte, soweit dies für die Bearbeitung erforderlich ist. Bitte übermittle über die Marketing-Kontaktwege keine Bürgerakten, Gesundheitsdaten oder vertraulichen Unterlagen anderer Personen.

Soweit deine Anfrage auf einen Vertrag mit dir oder vorvertragliche Maßnahmen auf deine Veranlassung gerichtet ist, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei allgemeinen Anfragen oder wenn du eine Institution vertrittst, verarbeiten wir deine geschäftlichen Kontaktdaten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Anfragen zu beantworten und die Kommunikation mit Interessenten und deren Ansprechpersonen zu ermöglichen.

Die Formulare senden an einen eigenen Versanddienst, der die Eingaben prüft und über unseren SMTP-Zugang bei Hetzner per E-Mail weiterleitet. Er legt keine dauerhafte Formulardatenbank und keine eigene Warteschlange an. Für die Übermittlung werden die Eingaben vorübergehend im Arbeitsspeicher verarbeitet. Nach erfolgreichem Versand erhältst du grundsätzlich eine Bestätigungs-E-Mail mit deinen Angaben. Ein Fehler beim Versand der Bestätigung bedeutet nicht zwingend, dass deine Anfrage nicht bei uns eingegangen ist. Die Verarbeitung in den beteiligten E-Mail-Systemen besteht unabhängig davon fort.

Zugriff auf Anfragen haben die für ihre Bearbeitung zuständigen Personen. Die Postfächer unter buergerportal.de werden bei Hetzner in Deutschland betrieben. Hierfür besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Kontakt- und Supportanfragen werden an TEC2DATE-Postfächer weitergeleitet. Diese werden in Microsoft 365 mit Datenhaltung in der Europäischen Union bzw. EFTA betrieben. Für Microsoft 365 besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit einer deutschen beziehungsweise europäischen Vertragsgesellschaft. Auch direkt an TEC2DATE gerichtete Anfragen werden dort verarbeitet. Technische E-Mail-Dienstleister sind dadurch an Übermittlung, Zustellung und Speicherung beteiligt. Die Angaben werden nicht für einen Newsletter oder eine Weitergabe an externe Analysedienste verwendet.

E-Mail-Anfragen und die zugehörige Korrespondenz bleiben derzeit auch nach Abschluss der Bearbeitung in unseren Postfächern gespeichert. Eine feste Löschfrist ist dafür bislang nicht umgesetzt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und deine Rechte, insbesondere auf Löschung unter den gesetzlichen Voraussetzungen, bleiben davon unberührt. Informationen zur Ausübung deiner Rechte findest du in Abschnitt 11.

5. Schutz der Formulare vor Missbrauch

Wir verwenden eigene Schutzmaßnahmen gegen automatisierte oder übermäßige Formularaufrufe. Dazu gehören Mengenbegrenzungen, ein für normale Besucher nicht auszufüllendes Prüffeld und die Prüfung technischer Zeitangaben. Dafür binden wir keinen externen CAPTCHA-Dienst ein.

Der Versanddienst verarbeitet für seine Mengenbegrenzung einen gekürzten IP-Netzbereich und Zeitpunkte der Versuche im Arbeitsspeicher. Die Begrenzung betrachtet ein Zeitfenster von einer Stunde. Nicht mehr benötigte Einträge werden spätestens bei der nächsten stündlichen Bereinigung oder beim Neustart entfernt. Technische Versand- und Fehlerprotokolle können zusätzlich den Formulartyp und den gekürzten Netzbereich enthalten. Die vorgeschaltete Infrastruktur kann weitere Verbindungsdaten zur Missbrauchsabwehr verarbeiten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Schutz unserer Formulare, Postfächer und Infrastruktur vor Spam, Überlastung und missbräuchlicher Nutzung. Eine vorübergehende technische Ablehnung eines Formularaufrufs ist keine automatisierte Entscheidung über dein Anliegen oder eine Teilnahme an der Pilotphase.

6. Einstellungen und Speicher in deinem Browser

Die Website verwendet lokale Browserspeicher für die nachfolgend beschriebenen Einstellungen. Diese Funktionen sind von der optionalen Websiteanalyse getrennt und erzeugen keine Werbeprofile. Analyse-Cookies setzen wir nicht.

Die Speicherung ausdrücklich gewählter Darstellungs- und Navigationseinstellungen dient der angeforderten Bedienfunktion und erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO die Rechtsgrundlage. Unser Interesse ist die nutzerfreundliche Bereitstellung deiner Einstellungen. Die Speicherung der Analyseentscheidung dient der Beachtung und Dokumentation deiner Wahl nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 und 3 DSGVO. Der hierfür erforderliche Endgerätezugriff erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Du kannst diese Speicher über deine Browsereinstellungen löschen oder blockieren. Dann können Einstellungen verloren gehen oder erneut abgefragt werden. Wenn die Analyseentscheidung nicht gespeichert werden kann, bleibt die Analyse ausgeschaltet. Bereits gespeicherte Daten auf einem nicht mehr verwendeten Gerät können wir nicht aus der Ferne löschen.

7. Optionale Websiteanalyse mit Umami

Mit deiner Einwilligung werten wir, die TEC2DATE GmbH, Seitenaufrufe und ausgewählte Klicks aus, um diese Website zu verbessern. Die Analyse betreiben wir selbst auf unseren Systemen bei Hetzner in Deutschland. Wir übermitteln keine Analysedaten an externe Analysedienste. Aber auch ohne Analyse kannst du alles nutzen. Du kannst deine Einwilligung jederzeit über den Button „Analyse-Einstellungen“ unten auf der Seite widerrufen. Wähle dort „Ablehnen“.

Wir verwenden hierfür die selbst gehostete Software Umami. Erst nach ausdrücklicher Zustimmung wird das Analyseskript geladen. Zuvor stattgefundene Aufrufe oder Klicks werden nicht nachträglich nachgemeldet. Ohne aktive Freigabe der Analysekonfiguration findet ebenfalls keine Messung statt. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Soweit auf Informationen in deinem Endgerät zugegriffen wird, gilt zusätzlich § 25 Abs. 1 TDDDG.

Erfasst werden bekannte Inhaltsseiten ohne URL-Parameter oder Fragmente, Zeitpunkte und festgelegte Ereignisnamen, etwa Klicks auf Registrierung, Anmeldung, Demo oder App-Store-Verweise sowie vorgesehene Formularereignisse. Hinzu kommen der Website-Hostname, eine fest auf Deutsch gesetzte Sprachangabe und aus der Browserkennung abgeleitete Browser-, Betriebssystem- und Geräteklassen. Ein Registrierungsklick belegt keine abgeschlossene Registrierung im Bürgerportal.

Unsere Weiterleitung übergibt keine Besucher-IP-Adresse oder Standortheader an Umami. Die IP-Adresse wird unabhängig davon technisch bei der Verbindung zur Website verarbeitet. Umami verwendet die interne Gateway-Adresse und Browsermerkmale zur Bildung einer täglich wechselnden Sitzungskennung. Diese Kennungen behandeln wir vorsorglich als pseudonyme Daten. Besucher mit gleichen Browsermerkmalen können zusammengefasst werden. Die Auswertung ist deshalb keine exakte Zählung einzelner Menschen.

Wir übermitteln keine Formulareingaben, Namen, E-Mail-Adressen, Dokumente, Nutzerkonten-IDs, Referrer-Adressen, Werbe-Kennungen oder frei definierten Nutzereigenschaften an Umami. Wir setzen keine Sitzungsaufzeichnungen, Heatmaps oder geräteübergreifende Identifikation ein. Umami-Telemetrie und externe Update-Abfragen sind deaktiviert. Berechtigte Personen der TEC2DATE GmbH erhalten Zugang zur Auswertung. Hetzner ist als Hosting-Auftragsverarbeiter eingebunden. Für diese Analyse ist keine Übermittlung in Drittländer vorgesehen.

Analysedaten werden nach 90 Tagen im täglichen Löschlauf entfernt, im regulären Betrieb also spätestens nach 91 Tagen. Die Entscheidung über die Analyse gilt im Browser höchstens 180 Tage. Wir berücksichtigen zusätzlich die Browser-Signale Do Not Track und Global Privacy Control und lassen die Analyse bei diesen Signalen ausgeschaltet.

Du kannst die Einwilligung jederzeit unter „Analyse-Einstellungen“ im Fußbereich durch „Ablehnen“ widerrufen. Danach werden keine weiteren Analyseereignisse versendet. Die Entscheidung wird auch in anderen geöffneten Tabs derselben Website berücksichtigt. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Der Widerruf löscht bereits erhobene Analysedaten nicht automatisch. Für ein Löschbegehren kannst du unseren Datenschutzkontakt verwenden. Da wir keine Namen oder Konten zuordnen, können einzelne Datensätze unter Umständen nicht deiner Person zugeordnet werden. Wir erheben nicht allein dafür zusätzliche Identifikationsdaten.

8. Schriften, Bilder und Links auf andere Angebote

Schriften, Logos, Bilder, Grafiken und App-Store-Abzeichen liefern wir selbst aus. Durch ihre Anzeige werden keine Schrift- oder Bilddateien von externen Anbietern nachgeladen. Es sind keine externen Video-, Karten-, Werbe- oder Social-Media-Einbettungen Bestandteil dieser Website.

Verweise können zur Bürgerportal-Anwendung, zu einem Demoangebot, zu App-Stores oder zu anderen Websites führen. Erst beim Aufruf eines solchen Ziels verbindet sich dein Browser mit dessen Anbieter. Dort gelten die jeweiligen Datenschutzhinweise. Beim Öffnen eines E-Mail-Links wird dein E-Mail-Programm, bei einem Telefonlink gegebenenfalls deine Telefonanwendung verwendet. In Test- und Vorschauversionen können Verweise vorläufig auf Testziele führen.

9. Empfänger, Dienstleister und Auslandsverarbeitung

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur Personen Zugriff, die die Daten für ihre jeweilige Aufgabe benötigen. Soweit wir weisungsgebundene Dienstleister mit der Verarbeitung beauftragen, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 28 DSGVO. Darüber hinaus kommen Empfänger in Betracht, soweit eine gesetzliche Verpflichtung zur Offenlegung besteht oder dies zur Rechtsverfolgung erforderlich ist, etwa zuständige Behörden, Gerichte oder beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater.

Hosting und Umami-Analyse erfolgen nach der hier beschriebenen Konfiguration in Deutschland. Die Aussage, dass keine Daten an externe Analysedienste übermittelt werden, betrifft die Websiteanalyse. Sie bedeutet nicht, dass bei einer von dir veranlassten E-Mail-Kommunikation oder beim Aufruf externer Links keine anderen Anbieter beteiligt sind. Für eine von uns veranlasste Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums müssen zusätzlich die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sein. Die europäische Datenhaltung von Microsoft 365 schließt einzelne Verarbeitungen außerhalb dieser Region, etwa für Support oder Sicherheit, nicht vollständig aus. Für solche Übermittlungen sind die konkret einschlägigen Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO maßgeblich. Informationen dazu und gegebenenfalls eine Kopie der Garantien kannst du bei unserem Datenschutzkontakt anfordern.

10. Allgemeine Speicherdauer und Schutz der Daten

Die Angaben zur Speicherdauer findest du bei den jeweiligen Verarbeitungsvorgängen. Für E-Mail-Anfragen gilt der in Abschnitt 4 beschriebene Stand. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten sind unabhängig davon zu beachten.

Die Website ist für den verschlüsselten Abruf über HTTPS vorgesehen. Wir verwenden Zugriffsbeschränkungen und trennen Website, Formularversand und Analysedatenbank. Verschlüsselung und weitere Schutzmaßnahmen verringern Risiken, können aber keine absolute Sicherheit gewährleisten. Normale E-Mail ist insbesondere nicht automatisch Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Für vertrauliche Inhalte vereinbare bitte zunächst einen geeigneten Übermittlungsweg mit uns.

Soweit Daten in Sicherheitskopien enthalten sind, dienen diese der Wiederherstellung nach technischen Störungen. Sicherheitskopien werden ausschließlich in Deutschland gespeichert. Zugriff hat nur TEC2DATE. Sie werden für höchstens sechs Monate ab ihrer Erstellung aufbewahrt und anschließend gelöscht. Bereits aus den laufenden Systemen gelöschte Daten können bis dahin noch in Sicherheitskopien enthalten sein. Nach einer Wiederherstellung sind zwischenzeitliche Löschungen erneut zu berücksichtigen. Die Löschfrist der laufenden Umami-Datenbank ist keine Zusage über die Aufbewahrungszeit sämtlicher Infrastruktur-Sicherungen.

11. Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du das Recht auf Auskunft über deine personenbezogenen Daten einschließlich einer Kopie (Art. 15 DSGVO), Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt insbesondere für von dir bereitgestellte Daten, die wir automatisiert auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags verarbeiten.

Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung. Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an datenschutz@buergerportal.de. Zur Vermeidung einer Offenlegung an Unberechtigte können wir bei begründeten Zweifeln angemessene zusätzliche Angaben zur Identitätsprüfung benötigen.

12. Dein Widerspruchsrecht

Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeiten, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung kannst du jederzeit ohne Angabe besonderer Gründe widersprechen. Richte einen Widerspruch an datenschutz@buergerportal.de.

13. Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines gewöhnlichen Aufenthalts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des vermuteten Verstoßes. Für unseren Unternehmenssitz ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig. Informationen und Kontaktmöglichkeiten findest du unter datenschutz.hessen.de.

14. Automatisierte Entscheidungen und Änderungen

Auf der Marketing-Website treffen wir keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen einschließlich Profiling, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Eine Anfrage oder Pilotbewerbung wird nicht allein anhand der Websiteanalyse entschieden.

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich die Website oder ihre Datenverarbeitung ändert. Ändern sich einwilligungsbedürftige Zwecke oder der Datenumfang wesentlich, holen wir erforderlichenfalls eine neue Einwilligung ein. Stand dieser Fassung: 13. September 2026.