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Orientierung
Funktionen und Anbindung
Betrieb und Anforderungen
Ihr Einstieg
Klar geregelt: Wer welche Daten nutzen darf.
Beim Einsatz des Bürgerportals sind die Aufgaben Ihrer Institution, der Portalbetrieb und die angebundenen Systeme voneinander zu unterscheiden. Hier erläutern wir die Datenwege und die Fragen zu Zugriffsrechten und Verantwortlichkeiten.
Ein gemeinsames Bürgerkonto bedeutet keinen gemeinsamen Zugriff aller verbundenen Institutionen auf deren Daten. Für Ihren Einsatz stimmen wir mit Ihnen die Datenwege, Zugriffsrechte und Zuständigkeiten ab.
Ein Bürgerkonto. Getrennte Institutionszugänge.
Ein Bürger kann sein Bürgerportal-Konto für mehrere Institutionen nutzen. Jede Institution entscheidet über den Zugang zu ihren eigenen Angeboten. Eine Verbindung zu Ihrer Institution eröffnet anderen verbundenen Institutionen keinen automatischen Zugriff auf die bei Ihnen geführten Daten.
Nutzt ein Bürger zum Beispiel das Portal eines Jobcenters und einer weiteren Einrichtung, erhält diese dadurch keinen Zugriff auf seine beim Jobcenter eingereichte Verdienstabrechnung. Konto, Institutionszugänge und die jeweils übermittelten Unterlagen erfüllen unterschiedliche Aufgaben.
Zugriffsrechte nach Aufgaben vergeben.
Berechtigte Beschäftigte nutzen den Mitarbeiterbereich beispielsweise für die Kundenzuordnung oder um eine Unterhaltung mit einem Bürger zu starten. Welche Funktionen sie nutzen dürfen, richtet sich nach ihren Berechtigungen. Für die Arbeit im Fachverfahren und in der elektronischen Akte gelten die dort eingerichteten Zugriffsrechte.
Mit Ihrer Institution stimmen wir ab, wer Zugänge verwaltet und welche technischen Zugriffe für Betrieb und Support benötigt werden. So können Sie fachliche Aufgaben, Administration und technische Unterstützung klar zuordnen.
Nachvollziehen, wohin eine Unterlage gelangt.
Ein Bürger reicht eine angeforderte Verdienstabrechnung im Portal oder in der App ein. Im Basisportal gelangt die Datei auf den Dokumentenserver Ihrer Institution. Mit der eingerichteten DMS-Schnittstelle kann sie direkt in der zugehörigen elektronischen Akte Ihres Dokumentenmanagementsystems (DMS) ankommen.
Für jede Anbindung legen wir gemeinsam mit Ihrer IT und dem Fachbereich fest, welche Daten zwischen welchen Systemen ausgetauscht werden. Dabei betrachten wir auch, wer die Informationen für die Bearbeitung benötigt. So lässt sich der Weg vom Einreichen bis zur weiteren Verarbeitung nachvollziehen.
Für jede Datenart bleibt das führende System klar.
Die Architektur des Bürgerportals ist darauf ausgelegt, dass die Verantwortlichkeiten der beteiligten Systeme jederzeit klar geregelt sind. Für jede Datenart ist festgelegt, welches System den maßgeblichen Datenbestand führt.
Bei Dokumenten ist das beispielsweise das Dokumentenmanagementsystem (DMS) Ihrer Institution, bei kundenbezogenen Daten das Fachverfahren. Das Bürgerportal greift über die eingerichteten Anbindungen auf diese Daten zu. So bleibt eindeutig, welches System für die jeweiligen Informationen zuständig ist.
Dokumente bleiben in den Systemen Ihrer Institution.
Das Bürgerportal speichert nur die für seine Funktionen unbedingt notwendigen Daten. Zu Dokumenten werden dauerhaft nur Metadaten gespeichert, also beschreibende Angaben wie Dateiname und Dokumententyp. Die Dokumente selbst werden nicht dauerhaft im Bürgerportal gespeichert.
Reicht ein Bürger eine Datei ein, wird sie an den Dokumentenserver oder das Dokumentenmanagementsystem (DMS) Ihrer Institution übermittelt. Nach erfolgreicher Übermittlung wird die Datei im Bürgerportal gelöscht.
Öffnet der Bürger ein Dokument, ruft das Portal die Datei live vom Dokumentenserver oder aus dem DMS Ihrer Institution ab. Das gilt auch für bereits übermittelte Dokumente unter „Gesendet“. Der Abruf erfolgt, sobald der Bürger das Dokument anklickt. So können Bürger ihre Unterlagen erneut ansehen, ohne dass das Portal eine dauerhafte Kopie vorhält.
Eigene Einwilligungserklärungen im Portal vorlegen.
Mit dem Erweiterungsmodul Einwilligungen erstellen Sie individuelle Erklärungen, die Bürger bei der Anmeldung im Portal sehen. Ein Beispiel ist eine Erklärung zur ausschließlich digitalen Zustellung.
Ihre Institution legt fest, welche Erklärungen sie für ihre Angebote benötigt und wie diese formuliert werden. Beziehen Sie dazu Ihre Datenschutzbeauftragten und den zuständigen Fachbereich ein. Das Modul stellt Ihre Erklärungen im Portal bereit.
Ein Portalzugang endet. Was passiert mit den Daten?
Ein Bürger beendet die Verbindung zu Ihrer Institution. Eine zuvor eingereichte Verdienstabrechnung ist damit nicht automatisch aus Ihrer elektronischen Akte gelöscht. Die Beendigung des Portalzugangs und der Umgang mit bereits übermittelten Unterlagen sind getrennte Vorgänge.
Auch die Löschung des gesamten Bürgerportal-Kontos ist ein eigener Schritt. Bei Fragen zur Kontolöschung hilft der Bürgerportal-Support. Löschanfragen zum Institutionszugang bearbeitet Ihre Verfahrensbetreuung. Fragen zu den bei Ihnen geführten Unterlagen beantwortet die dafür zuständige Stelle Ihrer Institution.
Ihre Datenschutzprüfung gemeinsam vorbereiten.
Bringen Sie einen typischen Vorgang mit, zum Beispiel das Nachreichen einer Unterlage. Gemeinsam mit Datenschutz, Fachbereich und IT gehen wir durch, welche Daten verarbeitet werden, welche Systeme beteiligt sind und wer Zugriff benötigt.
TEC2DATE erläutert die Aufgaben der Portalplattform und die vorgesehenen Anbindungen. Ihre Institution bringt ihre fachlichen Anforderungen und internen Zuständigkeiten ein. Gemeinsam klären wir die benötigten Vertrags- und Betriebsunterlagen für Ihre Prüfung. Das unterstützt auch die Verantwortlichen für Digitalisierung bei der Vorbereitung der Einführung.
Ihre Fragen zu Daten und Zuständigkeiten
Sehen verbundene Institutionen automatisch dieselben Daten?
Nein. Ein gemeinsames Bürgerportal-Konto eröffnet keinen gemeinsamen Zugriff auf die bei den Institutionen geführten Daten. Jede Institution entscheidet über ihren eigenen Portalzugang. Welche Daten über eine Anbindung übertragen werden, wird für den jeweiligen Vorgang festgelegt.
Wo kommen eingereichte Unterlagen an?
Im Basisportal werden die Dateien an den Dokumentenserver Ihrer Institution übertragen. Mit einer eingerichteten DMS-Schnittstelle können sie direkt in die zugehörige elektronische Akte gelangen. Der konkrete Übertragungsweg hängt von den eingesetzten Modulen und Anbindungen ab.
Welches System ist für unsere Daten führend?
Die Systemverantwortlichkeiten sind in der Architektur klar geregelt. Für Dokumente ist beispielsweise das DMS Ihrer Institution führend, für kundenbezogene Daten Ihr Fachverfahren. Das Bürgerportal bindet diese Systeme an. Für jede Datenart bleibt festgelegt, welches System den maßgeblichen Datenbestand führt.
Speichert das Bürgerportal eine Kopie unserer Dokumente?
Dokumente werden nicht dauerhaft im Bürgerportal gespeichert. Dauerhaft bleiben nur notwendige Metadaten wie Dateiname und Dokumententyp. Eingereichte Dateien werden nach erfolgreicher Übermittlung an Ihren Dokumentenserver oder Ihr DMS im Bürgerportal gelöscht. Beim Öffnen wird das Dokument live aus Ihrem System abgerufen. Das gilt auch für die Ansicht „Gesendet“.
Wer bearbeitet einen Löschantrag?
Das hängt davon ab, worauf sich die Anfrage bezieht. Bei der Löschung des Bürgerportal-Kontos hilft der Bürgerportal-Support. Anfragen zum Institutionszugang bearbeitet Ihre Verfahrensbetreuung. Für die bei Ihrer Institution geführten Unterlagen und Daten ist die dort zuständige Stelle Ansprechpartner.
Welche Informationen brauchen Sie für unser Datenschutzgespräch?
Ein typischer Vorgang, die beteiligten Systeme und die Ansprechpartner aus Datenschutz, Fachbereich und IT sind ein guter Ausgangspunkt. Gemeinsam besprechen wir die übermittelten Angaben und Unterlagen, die benötigten Zugriffe sowie Ihre Anforderungen an Vertrags- und Betriebsunterlagen.
Besprechen wir den Umgang mit Daten in Ihrem Portal.
Ob Sie Datenschutz, IT oder Digitalisierung verantworten: Beschreiben Sie uns Ihren geplanten Einsatz und Ihre offenen Fragen. Wir besprechen mit Ihnen die Datenwege, Zugriffsrechte und die Unterlagen, die Sie für Ihre interne Prüfung benötigen.