Themen für Städte, Kommunen und InstitutionenThemen für InstitutionenAktuell: Nutzen für Ihre InstitutionMenü ausklappenMenü einklappen
Orientierung
Funktionen und Anbindung
Betrieb und Anforderungen
Ihr Einstieg
Unterlagen, Post und Rückfragen digital austauschen.
Mit dem Bürgerportal nehmen Sie Unterlagen online entgegen, stellen Schreiben digital bereit und klären Rückfragen mit Ihren Bürgerinnen und Bürgern. Ihre Beschäftigten arbeiten dabei in ihren vertrauten Systemen weiter.
Das Bürgerportal für Kommunen, Jobcenter und weitere Einrichtungen mit öffentlichem Versorgungsauftrag ergänzt Ihre vorhandenen Systeme. Auch soziale Träger, Vereine und private Unternehmen können es einsetzen.
Unterlagen digital erhalten und weiterbearbeiten.
Bürgerinnen und Bürger reichen angeforderte Nachweise online ein. Die Dateien stehen Ihrer Institution für die weitere Bearbeitung bereit. Mit einer passenden Anbindung können sie direkt in die elektronische Akte gelangen.
So bearbeiten Sie die Unterlagen medienbruchfrei weiter. Sie müssen sie weder ausdrucken und erneut einscannen noch manuell von einem Programm in ein anderes übertragen.
Weniger Aufwand für Druck und Postversand.
Stellen Sie Schreiben über die passende Anbindung im digitalen Postfach Ihrer Bürgerinnen und Bürger bereit. Wo der digitale Weg Papierpost ersetzt, kann Aufwand für Druck, Kuvertierung und Porto entfallen.
Ihre Bürgerinnen und Bürger können die Schreiben im Portal wieder aufrufen. Benötigen Sie eine Antwort, bietet das Erweiterungsmodul Antwortschreiben passende Antwortformulare.
Verschlüsselt kommunizieren – für beide Seiten einfach.
Die Einrichtung einer E-Mail-Verschlüsselung ist für viele Bürgerinnen und Bürger eine Hürde. Schränkt Ihre Behörde deshalb den E-Mail-Austausch ein, bleiben für einfache Fragen oft nur ein Anruf oder ein Besuch vor Ort.
Mit dem Nachrichtenmodul bearbeiten Ihre Beschäftigten Nachrichten wie gewohnt im E-Mail-Postfach. Bürgerinnen und Bürger lesen und schreiben im Portal in einer vertrauten Chat-Ansicht. Die Nachrichten werden verschlüsselt übertragen. Eine eigene E-Mail-Verschlüsselung müssen sie dafür nicht einrichten.
So lassen sich einfache Rückfragen digital klären. Das reduziert Anrufe und Kundenverkehr vor Ort, entlastet Ihren Empfang sowie Ihre Sachbearbeitung und erspart Bürgerinnen und Bürgern den Weg zu Ihnen.
Ein Beispiel: Eine fehlende Unterlage nachreichen.
Sie fordern den Nachweis an
Ihre Sachbearbeitung erstellt das Schreiben im bestehenden System. Über die passende Anbindung gelangt die Anforderung ins digitale Postfach der angeschriebenen Person.
Die Unterlage kommt online zurück
Wer das Schreiben erhält, lädt den angeforderten Nachweis im Portal hoch. Die Datei gelangt auf Ihren Dokumentenserver oder über die eingerichtete DMS-Anbindung in die elektronische Akte.
Sie prüfen und klären Rückfragen
Ihre Sachbearbeitung prüft die Unterlage wie gewohnt. Ist noch etwas unklar, lässt sich die Rückfrage über das Nachrichtenmodul klären.
Ihre Systeme weiterverwenden. Den Portalbetrieb abgeben.
Ihre Beschäftigten arbeiten weiter in den vorhandenen Fachverfahren und im Dokumentenmanagementsystem (DMS). TEC2DATE übernimmt Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung des Bürgerportals. Abgestimmte Anbindungen verbinden beides.
Ihre Bürgerinnen und Bürger
Melden sich mit ihrem Bürgerportal-Konto an und nutzen Ihre freigegebenen Angebote.
Konto und Nutzung sind für Bürgerinnen und Bürger kostenfrei.
Ihr Bürgerportal
Bündelt Unterlagen, digitale Post und Rückfragen an einem Zugang.
TEC2DATE betreibt die Plattform. Ihre Institution legt die Angebote fest.
Die Anbindungen
Übertragen die benötigten Dokumente und Nachrichten zwischen Portal und Ihren Systemen.
Austauschwege und Umfang werden für Ihren Einsatz eingerichtet.
Ihre Beschäftigten
Bearbeiten die Vorgänge in den vorhandenen Fachverfahren, im DMS oder im eingerichteten Postfach.
Prüfung und Entscheidung bleiben bei Ihrer Institution.
Was möchten Sie für Ihre Institution genauer wissen?
Welche Funktionen sind enthalten?
Lernen Sie den Grundumfang für Unterlagen, Mitteilungen, Termine und die Verwaltung Ihres Portals kennen.
Passt das Portal zu unseren Systemen?
Sehen Sie, welche Anbindungen bestehen und was für Ihr Fachverfahren oder DMS geklärt wird.
Wie sind Betrieb und Sicherheit geregelt?
Erfahren Sie, wer welche Aufgaben übernimmt und welche Anforderungen Sie vor dem Einsatz abstimmen.
Wie beginnen wir mit der Einführung?
Ein typischer Vorgang genügt für das erste Gespräch. Daraus entwickeln wir mit Ihnen den passenden Einstieg.
Ihre Fragen vor dem Einstieg
Für welche Institutionen ist das Bürgerportal gedacht?
Für Kommunen, Jobcenter und weitere Einrichtungen mit öffentlichem Versorgungsauftrag. Dazu zählen auch soziale Träger, Vereine und private Unternehmen, die solche Aufgaben übernehmen. Entscheidend ist, welche Unterlagen, Schreiben oder Rückfragen Sie mit Ihren Bürgerinnen und Bürgern austauschen möchten.
Müssen wir alle Angebote gleichzeitig umstellen?
Sie können mit einem ausgewählten Vorgang beginnen. Wir klären dafür die benötigten Funktionen, Anbindungen und Freigaben. Weitere Angebote ergänzen Sie entsprechend Ihrer Erfahrungen und Prioritäten.
Können wir unser bestehendes Serviceportal weiterverwenden?
Das Bürgerportal kann vorhandene Angebote ergänzen. Gemeinsam klären wir, welche Aufgaben Ihr bestehendes Portal übernimmt und wo Sie den Austausch mit Bürgerinnen und Bürgern erweitern möchten. Wir besprechen mit Ihnen, ob ein Wechsel sinnvoll ist und welche Anbindungen an Ihr laufendes System dafür nötig sind.
Was kostet das Bürgerportal?
Für Bürgerinnen und Bürger sind Konto und Nutzung kostenfrei. Die Leistungen und Konditionen für Ihre Institution vereinbaren wir anhand der benötigten Module und Anbindungen vor einer Teilnahme.
Welche Fragen zu Datenschutz und Zugängen müssen wir klären?
Ihre Institution entscheidet über den Zugang zu ihrem Angebot. Vor dem Einsatz stimmen wir ab, welche Daten zwischen den beteiligten Systemen fließen und wer darauf zugreifen darf. Ihre Datenschutzverantwortlichen und Ihre IT beziehen Sie in diese Klärung ein.
Wer steht hinter dem Bürgerportal?
Die TEC2DATE GmbH aus Offenbach am Main entwickelt und betreibt die Bürgerportal-Software unter BUERGERPORTAL.DE. Ihre Institution bleibt für ihre Angebote und fachlichen Entscheidungen verantwortlich.
Welchen Vorgang möchten Sie zuerst digital ergänzen?
Starten Sie Ihre digitale Bürgerkommunikation mit einem typischen Vorgang. Bewerben Sie sich mit Ihrer Institution für die Pilotphase. Gemeinsam klären wir den passenden Umfang, die Voraussetzungen und einen möglichen Start. Die Aufnahme richtet sich nach unserer Betreuungskapazität.