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Orientierung
Funktionen und Anbindung
Betrieb und Anforderungen
Ihr Einstieg
Wir betreiben das Bürgerportal. Sie gestalten Ihr Angebot.
TEC2DATE übernimmt Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung des Bürgerportals. Ihre Institution steuert ihre Angebote und Zugangsberechtigungen. Leistungen, Support und die Anbindung Ihrer Systeme stimmen wir vor dem Einsatz gemeinsam ab.
Sie nutzen das Bürgerportal als betriebenen Dienst (Software as a Service, kurz SaaS). So ergänzen Sie Ihre vorhandenen Programme um einen digitalen Zugang für Bürgerinnen und Bürger und geben den Betrieb der Portalplattform ab.
Den Portalbetrieb übernehmen wir.
Für das Bürgerportal müssen Sie keinen eigenen Plattformbetrieb aufbauen. TEC2DATE betreibt und pflegt die Plattform und entwickelt sie weiter. Ihre IT konzentriert sich auf die eigenen Systeme und deren Verbindung zum Portal.
Ihre Institution legt die digitalen Angebote fest, verwaltet die Zugangsfreigaben und bearbeitet die Anliegen ihrer Bürgerinnen und Bürger. Für Aufgaben im Portal, etwa die Kundenzuordnung oder das Starten einer Unterhaltung, nutzen berechtigte Beschäftigte den Mitarbeiterbereich. Die Bearbeitung im Fachverfahren und in der elektronischen Akte bleibt in Ihren vorhandenen Systemen.
Konten schützen. Zugriffe gezielt freigeben.
Der Bürgerportal Identity Hub verwaltet Bürgerkonten und Anmeldung zentral. Passkeys und zusätzliche Anmeldefaktoren schützen den Kontozugang. Die Anmeldung allein gibt noch keinen Zugriff auf Ihre Angebote. Ihre Institution entscheidet über die Zuordnung zum Kundendatensatz und die Zugangsfreigabe.
Für Beschäftigte werden Berechtigungen nach ihren Aufgaben vergeben. Zugänge für Administration, Betrieb und Support werden gesondert abgestimmt. So ist klar, wer welche Aufgaben im Portal übernehmen darf.
Verschlüsselt kommunizieren. Ohne zusätzliche Hürden für Bürgerinnen und Bürger.
Mit dem Nachrichtenmodul tauschen Sie Nachrichten verschlüsselt mit Ihren Bürgerinnen und Bürgern aus. Bürgerinnen und Bürger lesen und schreiben in einer Chat-Ansicht im Portal oder in der App. Sie müssen dafür keine E-Mail-Verschlüsselung einrichten.
Startet eine Person eine Unterhaltung, geht ihre Nachricht automatisch per E-Mail bei der zuständigen Sachbearbeitung ein. Diese kann dort antworten. Möchte die Sachbearbeitung eine neue Unterhaltung beginnen, startet sie diese im Mitarbeiterbereich des Portals. So lassen sich Rückfragen digital klären und Besuche vor Ort vermeiden.
Den Betriebsumfang vor dem Start festlegen.
Gemeinsam mit Ihrer IT und den Verantwortlichen für Informationssicherheit besprechen wir Ihre Anforderungen an Hosting in Deutschland, Datensicherung und die Wiederherstellung nach einer Störung. Dabei klären wir auch, welche Betriebsunterlagen und Sicherheitsnachweise Sie für Ihre interne Freigabe benötigen.
Verfügbarkeit, Supportzeiten und Reaktionszeiten stimmen wir für Ihren Einsatz ab und halten den vereinbarten Leistungsumfang fest. So können Leitung und Projektverantwortliche beurteilen, wie der Betrieb zu den Anforderungen ihrer Institution passt.
Auch die Verbindung zu Ihren Systemen gehört dazu.
Das Bürgerportal tauscht über die eingerichteten Schnittstellen Daten und Unterlagen mit Ihren bestehenden Systemen aus. Vor dem Start prüfen wir gemeinsam die vorgesehenen Übertragungen, zum Beispiel vom Portal in Ihre elektronische Akte.
Wir stimmen mit Ihrer IT und Ihren Systemanbietern ab, wer bei einer fehlgeschlagenen Übertragung angesprochen wird und wie der Fehler geklärt wird. Auch Änderungen an angebundenen Programmen gehören in diese Abstimmung. So bleiben Zuständigkeiten im laufenden Betrieb klar.
Ihre Fragen zum laufenden Betrieb
Müssen wir das Bürgerportal selbst betreiben?
Nein. TEC2DATE übernimmt Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung der Portalplattform. Ihre Institution verwaltet ihre Angebote und Zugangsfreigaben. Die Betreuung Ihrer vorhandenen Systeme bleibt bei Ihrer IT beziehungsweise Ihren Systemanbietern.
Welche Aufgaben bleiben bei unserer IT?
Ihre IT begleitet die Anbindung Ihrer Systeme und stimmt die dafür erforderlichen technischen Zugänge mit uns ab. Sie betreut weiterhin Ihre eigenen Programme und informiert über Änderungen, die den Datenaustausch betreffen. Den Betrieb der Portalplattform übernimmt TEC2DATE.
Wer unterstützt uns bei einer Störung?
Bei technischen Problemen mit der Portalplattform ist TEC2DATE Ihre Anlaufstelle. Betrifft eine Störung Ihre eigenen Systeme oder den Datenaustausch, werden Ihre IT und die beteiligten Systemanbieter einbezogen. Meldewege, Zuständigkeiten und Reaktionszeiten legen wir vor dem Start gemeinsam fest.
Welche Verfügbarkeit und Supportleistungen werden vereinbart?
Den Leistungsumfang stimmen wir auf Ihren Einsatz ab. Dazu gehören die vereinbarte Verfügbarkeit, Supportzeiten, Kontaktwege und Reaktionszeiten bei Störungen. Teilen Sie uns Ihre Anforderungen mit. Gemeinsam klären wir die passenden Leistungen und benötigten Betriebsunterlagen.
Wie passt der Portalbetrieb zu Ihrer Institution?
Besprechen Sie mit uns Ihre vorhandenen Systeme, Betriebsanforderungen und offenen Sicherheitsfragen. Gemeinsam mit Ihrer IT, den Verantwortlichen für Informationssicherheit und Digitalisierung klären wir Leistungen, Zuständigkeiten und die Unterlagen für Ihre Entscheidung.