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Orientierung
Funktionen und Anbindung
Betrieb und Anforderungen
Ihr Einstieg
Ihr Basisportal. Weniger Aufwand im täglichen Bürgerkontakt.
Nehmen Sie Unterlagen digital entgegen, stellen Sie Termine bereit und machen Sie wichtige Informationen online zugänglich. So können Bürger viele Anliegen von zu Hause aus erledigen. Das reduziert einfache Rückfragen und vermeidbare Besuche vor Ort.
Das Basisportal bündelt die grundlegenden Funktionen für Ihre digitale Bürgerkommunikation. Ihre Institution gestaltet den Auftritt und verwaltet die Zugänge. Ihre Beschäftigten bearbeiten die Vorgänge in ihren vertrauten Systemen weiter.
Diese Funktionen gehören zu Ihrem Basisportal
Unterlagen und Anliegen entgegennehmen
Bürger übermitteln Ihnen Nachweise und Mitteilungen digital. Ihre Institution erhält die Eingänge zur weiteren Bearbeitung.
- Unterlagen digital erhalten
- Wege ersparen: Bürger reichen vorhandene Dateien oder Fotos online ein. Die Scanfunktion der App digitalisiert Papierunterlagen direkt auf dem Smartphone.
- Eingänge bereitstellen: Die Dateien werden auf dem Dokumentenserver Ihrer Institution abgelegt. Von dort stehen sie für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.
- Mitteilungen entgegennehmen
- Anliegen schriftlich erhalten: Bürger teilen Ihnen ihr Anliegen im Portal mit. Der Text wird als Dokument auf Ihrem Dokumentenserver abgelegt.
- Übermittlungen nachvollziehbar machen
- Orientierung geben: Unter „Gesendet“ sehen Bürger ihre eingereichten Unterlagen und Mitteilungen mit dem jeweiligen Übertragungsstatus. Dieser zeigt die technische Übermittlung an. Die fachliche Prüfung übernehmen Ihre Beschäftigten.
Termine und Informationen bereitstellen
Bürger finden wichtige Angaben selbst im Portal. Das kann Ihre Sachbearbeitung bei wiederkehrenden Auskunftsfragen entlasten.
- Termine anzeigen und daran erinnern
- Termine im Blick behalten: Stellen Sie Termine mit Datum, Uhrzeit und Ort bereit. Bürger können diese bestätigen und in ihren Gerätekalender übernehmen.
- An die Teilnahme erinnern: Die Erinnerung erfolgt am Vortag per E-Mail und am Tag des Termins per Push-Mitteilung.
- Absagen nachvollziehen: Bürger können Termine direkt im Portal absagen. Dabei müssen sie einen Grund angeben.
- Zahlungen und Bewilligungszeiträume anzeigen
- Auskunftsfragen reduzieren: Für Einrichtungen mit Leistungsgewährung: Bürger können ihren persönlichen Zahlungsverkehr einschließlich anstehender Zahlungen und ihren aktuellen Bewilligungszeitraum einsehen. Ihre Institution stellt diese Daten bereit.
- Fristen besser überblicken: Der sichtbare Bewilligungszeitraum hilft Bürgern, sich rechtzeitig um die Weiterbewilligung zu kümmern.
- Änderungen an persönlichen Daten erhalten
- Angaben aktuell halten: Bürger sehen ihre Stammdaten und können Änderungen bei Ihrer Institution beantragen. Sie erhalten dazu eine Änderungsmitteilung.
- Zuständige Ansprechpartner zeigen
- Die richtigen Ansprechpartner finden: Bürger sehen ihren zuständigen Sachbearbeiter und Verfahrensbetreuer im Portal, jeweils mit Kontaktdaten.
Ihr Portal gestalten und Zugänge verwalten
Sie bestimmen den Auftritt, die Inhalte und die Freigaben für Ihre Institution.
- Mit Ihrem eigenen Auftritt erkennbar sein
- Wiedererkennung schaffen: Ihr Portal trägt das Logo Ihrer Institution. Sie passen Begriffe und Informationen auf der Startseite an und pflegen Ihre Rechtstexte.
- Ein Bürgerkonto für mehrere Institutionen
- Den Zugang erleichtern: Bürger nutzen dasselbe kostenfreie Bürgerportal-Konto für mehrere Institutionen. Jede Institution entscheidet über die Freigabe ihres eigenen Angebots.
- Im Browser und per Smartphone-App zugreifen
- Einfach erreichbar sein: Ihr Portal lässt sich im Browser am Computer, Tablet oder Smartphone nutzen. Eine Installation ist dafür nicht erforderlich.
- Smartphone-Apps anbieten: Die Smartphone-Apps für iOS und Android befinden sich aktuell im Store-Review. Die Registrierung ist in der App und im Browser möglich. Der Funktionsumfang wird je Zugang und den freigeschalteten Modulen Ihrer Institution betrachtet.
- Personen zuordnen und Zugänge freigeben
- Den Überblick behalten: Verwalten Sie die Personen mit Portalzugang. Neue Verknüpfungsanfragen ordnen Sie anhand übereinstimmender Merkmale ihrem passenden Kundendatensatz zu und geben den Zugang frei.
- Löschanträge bearbeiten
- Verbindungen geordnet beenden: Wenn Bürger die Verbindung zu Ihrer Institution trennen, erhält Ihre Portalbetreuung einen Löschantrag. Bei der Löschung des gesamten Bürgerportal-Kontos werden Löschanträge an alle verbundenen Portale übermittelt.
- Die Portalnutzung auswerten
- Entwicklung erkennen: Sehen Sie beispielsweise, wie viele Personen einen Portalzugang haben, wie viele Dokumente eingehen und wie häufig Anmeldungen erfolgen.
Vorhandene Daten übernehmen und Bürger unterstützen
Nutzen Sie die Daten Ihrer Institution und helfen Sie bei Fragen zur Bedienung gezielt weiter.
- Daten aus dem Fachverfahren übernehmen
- Schnittstellen im Basisportal nutzen: Die Schnittstellen zu LÄMMkom, LÄMMkom LISSA und Prosoz OPEN sind Bestandteil des Basisportals. Unterstützte Versionen, Datenarten und Übertragungsrichtungen werden für Ihre Umgebung geprüft.
- Doppelte Erfassung vermeiden: Importieren Sie Bürger- und Mitarbeiterdaten aus Ihrem Fachverfahren. Das Basisportal unterstützt dafür den Austausch über XSozial-BA-Schemata sowie XML- und CSV-Dateien.
- Die Sicht von Bürgerinnen und Bürgern zur Unterstützung öffnen
- Das Portal gemeinsam erklären: Ihre Mitarbeitenden können gemeinsam mit dem Kunden in sein Portal schauen und ihm direkt zeigen, wo er Informationen findet und wie er die Funktionen nutzt. Dafür öffnen sie seine Portalansicht im Mitarbeiterbereich. Der Zugriff ist ausschließlich lesend.
Ihr Basisportal gezielt erweitern.
Im Basisportal übermitteln Bürger Unterlagen und Mitteilungen an Ihre Institution. Eine zusätzliche Schnittstelle zu Ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht den bidirektionalen Dokumentenaustausch: Sie senden Schreiben aus der elektronischen Akte ins Bürgerportal und erhalten eingereichte Unterlagen direkt zurück in die Akte. So können Ihre Beschäftigten medienbruchfrei weiterarbeiten, ohne Dateien manuell von einem Programm in ein anderes zu übertragen.
Das Nachrichtenmodul bietet eine Alternative zur verschlüsselten E-Mail-Kommunikation mit Ihren Kunden. Nachrichten werden verschlüsselt übertragen. Bürgerinnen und Bürger lesen und schreiben in einer vertrauten Chat-Ansicht im Portal und müssen keine E-Mail-Verschlüsselung einrichten. Ihre Sachbearbeitung erhält und beantwortet die Nachrichten im gewohnten E-Mail-Postfach. Die Antworten erscheinen wieder im Portal.
Ihre Fragen zum Basisportal
Was gehört zum Basisportal?
Dazu gehören Ihr individueller Portalauftritt, die Einreichung von Unterlagen und Mitteilungen, die Anzeige von Terminen und persönlichen Informationen sowie die Verwaltung Ihrer Inhalte und Portalzugänge. Für Einrichtungen mit Leistungsgewährung können auch Zahlungsdaten und Bewilligungszeiträume bereitgestellt werden.
Was benötigt unsere Institution für den Einstieg?
Sie stellen die benötigten Daten und einen Dokumentenserver bereit. Außerdem bestimmen Sie, wer Inhalte pflegt, Zugänge freigibt und die Eingänge bearbeitet. Gemeinsam stimmen wir die Einrichtung und die benötigten Austauschwege ab.
Können unsere Beschäftigten in den vorhandenen Systemen weiterarbeiten?
Ja. Das Basisportal stellt eingereichte Unterlagen und Mitteilungen auf Ihrem Dokumentenserver für die weitere Bearbeitung bereit. Mit einer passenden zusätzlichen DMS-Schnittstelle gelangen Dokumente direkt in die elektronische Akte.
Wie unterscheiden sich Mitteilungen und das Nachrichtenmodul?
Im Basisportal wird die Mitteilung eines Bürgers als Dokument an Ihre Institution übermittelt. Das zusätzliche Nachrichtenmodul ermöglicht einen wechselseitigen, verschlüsselten Austausch als Alternative zur verschlüsselten E-Mail-Kommunikation mit Ihren Kunden. Bürger lesen und schreiben in einer Chat-Ansicht und müssen keine E-Mail-Verschlüsselung einrichten. Ihre Sachbearbeitung antwortet im gewohnten E-Mail-Postfach.
Wie erleben Bürgerinnen und Bürger das Portal?
Verbinden Sie mit einem kostenfreien Bürgerportal-Konto das Demoportal „Jobcenter Musterstadt“. Dort können Sie Beispiele aus Sicht der Bürgerinnen und Bürger kennenlernen. Welche der gezeigten Funktionen zum Basisportal oder zu Erweiterungsmodulen gehören, erläutern wir Ihnen gern.
Wie entlastet das Basisportal Ihre Institution?
Ob Sie Digitalisierung und Innovation verantworten, einen Fachbereich leiten oder das Portal betreuen: Schildern Sie uns einen typischen Vorgang aus Ihrem Alltag. Gemeinsam klären wir, wie das Basisportal Ihre Abläufe unterstützt und welche Anbindungen dazu passen.