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Orientierung
Funktionen und Anbindung
Betrieb und Anforderungen
Ihr Einstieg
Nachweise erhalten. Rückfragen im Zusammenhang klären.
Sie fordern eine Verdienstabrechnung an. Die angeschriebene Person reicht sie online ein und fragt nach, ob noch etwas fehlt. Das Bürgerportal begleitet diesen Austausch vom ersten Schreiben bis zur Rückfrage – nach Freigabe des Zugangs durch Ihre Institution.
Ihre Sachbearbeitung arbeitet in den bestehenden Systemen weiter. Welche Dokumente, Nachrichten und Antworten zwischen diesen Systemen und dem Portal fließen, hängt von den eingerichteten Modulen und Schnittstellen ab.
1. Nachweis anfordern
Ihre Sachbearbeitung erstellt ein Anforderungsschreiben im gewohnten System. Über eine passende DMS-Anbindung kann das Schreiben in das digitale Postfach der Bürgerinnen und Bürger gelangen. Die technische Auswahl zwischen Post- und Portalversand wird für Ihren Vorgang eingerichtet.
Mit dem Erweiterungsmodul Antwortschreiben lässt sich eine benötigte Antwort im Portal kennzeichnen und über eine passende Antwortmaske einholen.
2. Unterlagen einreichen und weiterbearbeiten
Die Bürgerinnen und Bürger reichen Dateien über ihren freigegebenen Portalzugang ein. Im Basisportal werden diese auf dem von Ihrer Institution bereitgestellten Dokumentenserver abgelegt. Dort können sie für die gewohnte Bearbeitung abgeholt werden.
Eine eingerichtete DMS-Schnittstelle kann Dokumente unmittelbar der eAkte zuordnen. Der konkrete Adapterstand und der unterstützte Datenfluss werden vor dem Einsatz geprüft. Der angezeigte Übertragungsstatus ist noch keine fachliche Entscheidung über den Nachweis.
3. Rückfragen im Zusammenhang klären
Das Erweiterungsmodul Nachrichten verbindet die Chat-Ansicht der Bürgerinnen und Bürger mit einem E-Mail-Postfach Ihrer Institution. Die Sachbearbeitung erhält und beantwortet Nachrichten dort. Die Antwort erscheint wieder im Portal.
Auf Bürgerseite bleibt der Austausch im angemeldeten Portal sichtbar. Institutionsseitig ist die E-Mail-Anbindung Teil dieses Moduls. Dafür stellt Ihre Institution ein Postfach bereit. Dessen Betrieb, Zugriff und Transportwege gehören in die technische Abstimmung.
Die Austauschwege für Ihren Vorgang abstimmen
Der digitale Kanal ergänzt Papierpost, Telefon und persönliche Kontakte. Fachliche Zuständigkeiten können bestehen bleiben. Die benötigten Schnittstellen, Zugangsfreigaben und Fehlerfälle werden anhand Ihrer Systemlandschaft geprüft.
Benötigt ein Vorgang besondere Nachweise für Zustellung, Schriftform, Fristwahrung oder Verschlüsselung, klären wir diese Anforderungen gesondert. Ein angezeigter Übertragungs- oder Lesestand reicht dafür allein nicht aus.
Gut zu wissen, bevor Sie starten.
Müssen unsere Beschäftigten künftig im Portal arbeiten?
Die fachliche Bearbeitung kann in Ihren bestehenden Systemen bleiben. Dafür werden passende Austauschwege eingerichtet. Das Nachrichtenmodul verwendet institutionsseitig ein bereitgestelltes E-Mail-Postfach.
Was unterscheidet eine Mitteilung vom Nachrichtenmodul?
Im Basisportal wird aus einer Mitteilung der Bürgerinnen und Bürger ein Dokument auf dem Dokumentenserver Ihrer Institution. Das zusätzliche Nachrichtenmodul ermöglicht den wechselseitigen Austausch mit einer Chat-Ansicht im Portal.
Welchen Kommunikationsweg möchten Sie digital ergänzen?
An einem konkreten Anforderungsschreiben besprechen wir den Weg vom Versand über die Einreichung bis zur fachlichen Rückfrage.