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Orientierung
Funktionen und Anbindung
Betrieb und Anforderungen
Ihr Einstieg
Was Ihr Basisportal im Alltag leistet.
Unterlagen entgegennehmen, Mitteilungen erhalten und Termine bereitstellen: Das Basisportal schafft den digitalen Zugang zu Ihrer Institution. Hier sehen Sie, welche Funktionen dazugehören und wo zusätzliche Module ansetzen.
Bürgerinnen und Bürger nutzen Ihr Angebot nach der Freigabe ihres Zugangs. Ihre Institution stellt die Daten und den Dokumentenserver bereit. Fachliche Bearbeitung und Entscheidungen bleiben in Ihren bestehenden Systemen.
Die Funktionen des Basisportals
Zugang und individueller Auftritt
- Ein eigenes Bürgerportal
- Wiedererkennung schaffen: Ihre Institution erhält ein eigenes, individuell gestaltetes Bürgerportal.
- Single Sign-on über das Bürgerportal-Konto
- Ein Zugang genügt: Die Bürgerinnen und Bürger verwenden dasselbe kostenfreie Konto für mehrere Institutionen. Jede Institution prüft den Zugang und gibt ihr eigenes Angebot frei.
- Zugriff per Webbrowser
- Direkt loslegen: Ihr Portal lässt sich direkt im Browser am Computer, Tablet oder Smartphone nutzen. Eine App-Installation ist dafür nicht erforderlich.
- Native Apps für iOS und Android
- Mobil zugreifen: Die Apps für iOS und Android befinden sich aktuell im Store-Review. Die Registrierung ist in der App und im Browser möglich. Der Funktionsumfang wird je Zugang und den freigeschalteten Modulen Ihrer Institution betrachtet.
- Dokumente bequem scannen: Mit der Scanfunktion der App lassen sich Papierunterlagen direkt auf dem Smartphone digitalisieren.
Funktionen für die Bürgerinnen und Bürger
- Dokumente einreichen
- Unterlagen einfach übermitteln: Die Bürgerinnen und Bürger reichen Dokumente als fertige Datei, Foto oder über die Scanfunktion der iOS- und Android-App ein.
- Eingänge zentral bearbeiten: Die Dokumente werden auf einem von Ihrer Institution bereitgestellten Speicher abgelegt, zum Beispiel einem S3-, SCP- oder SFTP-Server. Von dort können sie abgeholt und weiterbearbeitet werden. Eine medienbruchfreie Einreichung ermöglichen die DMS-Schnittstellen als Erweiterungsmodule.
- Mitteilungen senden
- Anliegen schnell mitteilen: Die Bürgerinnen und Bürger senden eine Mitteilung. Daraus wird ein Dokument erzeugt und auf dem Dokumentenserver Ihrer Institution abgelegt.
- Gesendete Dokumente und Mitteilungen
- Versand nachvollziehen: Unter „Gesendet“ sehen Bürgerinnen und Bürger ihre eingereichten Dokumente und Mitteilungen sowie den Übertragungsstatus zum Dokumentenserver. Eine erfolgreiche Übertragung ist noch keine fachliche Bearbeitung oder Bewilligung.
- Terminverwaltung
- Überblick behalten: Im Portal sind die von Ihrer Institution bereitgestellten Termine mit Datum, Uhrzeit und Ort sichtbar.
- Termintreue erhöhen: Die Erinnerung an einen Termin kommt am Vortag per E-Mail und am Tag des Termins per Push-Mitteilung.
- Termine bestätigen und übernehmen: Die Bürgerinnen und Bürger können angezeigte Termine bestätigen und in ihren Gerätekalender übernehmen. Wenn sie nicht teilnehmen können, klären sie die Absage mit Ihrer Institution.
- Bewilligungszeitraum
- Rechtzeitig weiterbewilligen: Die Bürgerinnen und Bürger sehen ihren aktuellen Bewilligungszeitraum und können rechtzeitig einen Weiterbewilligungsantrag stellen. Antragsstrecken stehen als Erweiterungsmodule zur Verfügung.
- Finanzdaten
- Rückfragen reduzieren: Der persönliche Zahlungsverkehr ist im Portal einsehbar, einschließlich anstehender Zahlungen.
- Stammdatenverwaltung
- Daten aktuell halten: Die Bürgerinnen und Bürger sehen ihre Stammdaten und können Änderungen bei Ihrer Institution beantragen. Eine Änderungsmitteilung wird an Ihre Institution gesendet.
- Service & Kontakt
- Zuständigkeiten schnell finden: Im Portal stehen die Kontaktdaten der zuständigen Sachbearbeitung und Verfahrensbetreuung, getrennt nach Aufgabenbereich.
Anbindung und Unterstützung
- Schnittstelle zum Fachverfahren
- Vorhandene Daten übernehmen: Importieren Sie die Daten der Bürgerinnen und Bürger aus Ihrem Fachverfahren über XSozial-, XML- oder CSV-Dateien.
- Mitarbeiterdaten weiterverwenden: Importieren Sie die Daten Ihrer Mitarbeitenden über XSozial-, XML- oder CSV-Dateien.
- Portal aus Sicht einzelner Personen ansehen
- Gezielt unterstützen: Ihre Mitarbeitenden können im Mitarbeiterbereich die Portalansicht einzelner Personen öffnen, um beispielsweise die Bedienung zu erklären.
- Daten vor Änderungen schützen: Diese Ansicht erlaubt ausschließlich lesenden Zugriff. Ihre Mitarbeitenden können darin keine Daten verändern.
Administration für die Fachverfahrensbetreuung
- Logo, Sprachen und Begriffe
- Vertraut auftreten: Integrieren Sie das Logo Ihrer Institution in Ihr Portal.
- Mehr Menschen erreichen: Die Oberfläche ist derzeit auf Deutsch verfügbar. Englisch, Türkisch und Arabisch stehen auf unserer Roadmap. Für Ihre eigenen Inhalte, Schreiben und Formulare sind gesonderte Übersetzungen erforderlich.
- Ihre Sprache sprechen: Passen Sie die deutschen Begrifflichkeiten an die Formulierungen Ihrer Institution an.
- Dokumentenserver verwalten
- Ablage gezielt steuern: Verwalten Sie die Server für eingehende und gesendete Dokumente, etwa die von Ihrer Institution bereitgestellten S3-, SCP- oder SFTP-Server.
- Personen verwalten
- Portalzugänge im Blick behalten: Sehen und verwalten Sie alle im Portal geführten Personen.
- Registrierungsanträge verwalten
- Zugänge richtig zuordnen: Sie sehen, welche Bürgerinnen und Bürger ihr Bürgerportal-Konto mit Ihrem Institutionsportal verknüpfen möchten. Anhand übereinstimmender Merkmale ordnen Sie den Antrag dem passenden Datensatz zu.
- Löschanträge verwalten
- Verbindungen geordnet beenden: Wenn die Bürgerinnen und Bürger die Verbindung zu Ihrem Institutionsportal trennen, entsteht ein Löschantrag. Ihre Fachverfahrensbetreuung bearbeitet ihn und kann beispielsweise die Portalnutzung im Fachverfahren deaktivieren.
- Alle Portale berücksichtigen: Löschen die Bürgerinnen und Bürger ihr vollständiges Bürgerportal-Konto, werden automatisch Löschanträge bei allen verbundenen Portalen erzeugt.
- Portalstatistiken
- Nutzung verstehen: Sehen Sie relevante Nutzungsdaten Ihres Portals ein, etwa die Anzahl der Bürgerinnen und Bürger mit Portalzugang, eingehende Dokumente und die Anmeldestatistik.
- Individuelle Texte anpassen
- Informationen aktuell halten: Pflegen Sie Informationen auf der Startseite und Rechtstexte wie Impressum, Datenschutz und Nutzungsbedingungen.
- Wartungsmodus
- Wartungen geordnet durchführen: Deaktivieren Sie die Portalzugänge bei geplanten Systemwartungen.
- DSGVO-Einstellungen
- Aufbewahrung festlegen: Konfigurieren Sie die Aufbewahrungsfristen für Logdateien.
Das Basisportal gezielt erweitern
Ergänzen Sie das Basisportal beispielsweise um eine DMS-Schnittstelle, Antragsstrecken oder das Nachrichtenmodul. Auf der Modulseite finden Sie die Beschreibungen und die geplanten Erweiterungen der Roadmap.
Ihre Fragen zum Basisportal
Ist das Basisportal eine eingeschränkte Testversion?
Nein. Es bildet den Grundumfang für Ihre Institution. Erweiterungsmodule ergänzen weitere Funktionen. Der konkrete Einsatz hängt von Ihren bereitgestellten Daten, Freigaben und Anbindungen ab.
Sind Online-Anträge und Gespräche bereits enthalten?
Mitteilungen als Dokument gehören zum Basisportal. Für Gespräche mit Chat-Ansicht ergänzen Sie das Nachrichtenmodul. Online-Antragsstrecken benötigen die Module Antragsstrecken und FIT-Connect.
Wo können wir die Bürgeransicht kennenlernen?
Mit einem kostenfreien Bürgerportal-Konto können Sie „Jobcenter Musterstadt“ als Demoportal verbinden. Dort lernen Sie Beispiele kennen. Der gezeigte Umfang ist keine Zusage für die Ausstattung Ihres Basisportals.
Welche Funktionen braucht Ihre Institution?
Beginnen Sie mit einem typischen Vorgang. Gemeinsam klären wir, was das Basisportal dafür abdeckt und welche Erweiterungen Sie benötigen.