# Unterlagen, Post und Rückfragen digital austauschen.
[Kanonische HTML-Seite](https://www.buergerportal.de/nutzen-fuer-institutionen)
Mit dem Bürgerportal nehmen Sie Unterlagen online entgegen, stellen Schreiben digital bereit und klären Rückfragen direkt mit Bürgerinnen und Bürgern. Ihre bestehenden Fachverfahren und Arbeitsabläufe können Sie dabei weiter nutzen.
**Unterlagen digital entgegennehmen**
Nachweise und Dokumente online erhalten und für die weitere Bearbeitung bereitstellen.
**Post digital bereitstellen**
Schreiben sicher im Bürgerportal bereitstellen und Papierpost dort reduzieren, wo der digitale Weg möglich ist.
**Verschlüsselt kommunizieren**
Rückfragen sicher über das Bürgerportal klären – für Ihre Sachbearbeitung einfach und für Bürgerinnen und Bürger direkt im Portal. Ohne zusätzlichen Vor-Ort-Termin.
Das Bürgerportal ergänzt Ihre bestehenden digitalen Prozesse um einen einfachen Zugang für Bürgerinnen und Bürger – vom Einreichen von Unterlagen bis zur sicheren Kommunikation.
[Für die Pilotphase bewerben](https://www.buergerportal.de/fuer-institutionen/pilotphase)
[Für welche Einrichtungen ist das Bürgerportal gedacht?](https://www.buergerportal.de/fuer-institutionen/fuer-wen)
## Weniger Kosten und Aufwand für Druck und Postversand.
Stellen Sie Schreiben aus Ihrem gewohnten System direkt im Bürgerportal bereit. Die passende Anbindung übernimmt die Übertragung. Überall dort, wo digitale Post den Brief ersetzt, sparen Sie Druck, Papier, Kuvertierung und Porto – und entlasten Ihre Beschäftigten beim Versand.
Bei einer Institution summieren sich die eingesparten Druck- und Versandkosten bereits auf einen sechsstelligen Betrag pro Jahr. Wie viel Ihre Institution sparen kann, hängt von den bisherigen Kosten, Ihrem Versandvolumen und dem Anteil digital versendeter Schreiben ab.
Ihre Bürgerinnen und Bürger können die Schreiben jederzeit im Portal aufrufen und bei Bedarf direkt darauf reagieren. Über das Erweiterungsmodul „Antwortschreiben“ stellen Sie dafür passende Antwortformulare bereit. So wird auch der Rückweg digital.
### Ihr Schreiben erreicht die Bürgerinnen und Bürger
- Die Sachbearbeitung erstellt das Schreiben im gewohnten System.
- Die eingerichtete Anbindung überträgt es ins Bürgerportal.
- Bürgerinnen und Bürger können das Schreiben dort jederzeit aufrufen.
- Digitale Antworten und Rückfragen reduzieren zusätzliche Wege und manuelle Arbeitsschritte.
[Ihr Einsparpotenzial besprechen](https://www.buergerportal.de/fuer-institutionen/kontakt#kontaktformular)
## Unterlagen digital erhalten und weiterbearbeiten.
Bürger reichen angeforderte Nachweise online ein. Die Dateien stehen Ihrer Institution direkt für die weitere Bearbeitung zur Verfügung. Mit einer passenden Anbindung können sie direkt in die elektronische Akte übernommen werden.
So bearbeiten Sie Unterlagen medienbruchfrei weiter – ohne Ausdrucken, erneutes Einscannen oder manuelle Übertragung zwischen verschiedenen Systemen.
### So kommen Unterlagen bei Ihnen an
- Im Basisportal: auf dem Dokumentenserver Ihrer Institution.
- Mit Anbindung Ihres Dokumentenmanagementsystems (DMS): direkt in Ihre elektronische Akte.
- Die fachliche Prüfung bleibt bei Ihrer Sachbearbeitung.
## Verschlüsselt kommunizieren – für beide Seiten einfach.
Mit dem Nachrichtenmodul kommunizieren Ihre Beschäftigten weiterhin über ihr gewohntes E-Mail-Postfach. Bürger lesen und beantworten Nachrichten direkt im Portal. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt – ohne dass Bürger eine eigene E-Mail-Verschlüsselung einrichten müssen.
So lassen sich einfache Rückfragen digital klären. Das reduziert Anrufe und Publikumsverkehr vor Ort, entlastet Ihren Empfang sowie Ihre Sachbearbeitung und erspart Bürgern den Weg zu Ihnen.
[Funktionen und Voraussetzungen der Module](https://www.buergerportal.de/fuer-institutionen/erweiterungsmodule)
### Für Sie eine E-Mail. Für Bürger ein Chat.
- Ihre Sachbearbeitung erhält und beantwortet Nachrichten im gewohnten E-Mail-Postfach.
- Bürger lesen und beantworten Nachrichten im Chat des Portals.
- Die Nachrichten werden verschlüsselt übertragen.
- Ihre Institution stellt das benötigte E-Mail-Postfach bereit.
## Ein Beispiel: Eine fehlende Unterlage einreichen.
1. **Sie fordern den Nachweis an**
Ihre Sachbearbeitung erstellt das Schreiben im bestehenden System. Über die passende Anbindung gelangt die Anforderung ins digitale Postfach der angeschriebenen Person.
2. **Die Unterlage kommt online zurück**
Der angeforderte Nachweis wird direkt im Portal hochgeladen. Die Datei gelangt auf Ihren Dokumentenserver oder – mit DMS-Anbindung – direkt in die elektronische Akte.
3. **Sie prüfen und klären Rückfragen**
Ihre Sachbearbeitung prüft die Unterlage wie gewohnt. Ist noch etwas unklar, lässt sich die Rückfrage direkt und verschlüsselt über das Nachrichtenmodul klären.
So sieht der Ablauf in der Praxis aus: Im ausführlichen Anwendungsbeispiel sehen Sie Schritt für Schritt, wie digitale Post, Unterlagenupload und Rückfragen zusammenspielen.
[Das vollständige Anwendungsbeispiel ansehen](https://www.buergerportal.de/fuer-institutionen/anwendungsbeispiel)
## Ihre Systeme weiterverwenden. Den Portalbetrieb abgeben.
Ihre bestehenden Fachverfahren und Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) bleiben im Einsatz. Das Bürgerportal ergänzt Ihre vorhandene Systemlandschaft um den digitalen Austausch mit Ihren Bürgern. TEC2DATE übernimmt Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung des Portals. Passende Anbindungen sorgen dafür, dass Informationen dort ankommen, wo Ihre Beschäftigten sie benötigen.
### Ihre Bürgerinnen und Bürger
Melden sich mit ihrem eigenen Bürgerportal-Konto an und nutzen die von Ihnen freigegebenen Angebote.
Konto und Nutzung sind für Bürger kostenfrei.
### Ihr Bürgerportal
Bündelt digitale Post, Unterlagen und Rückfragen an einem zentralen Zugang.
TEC2DATE betreibt die Plattform. Ihre Institution legt die Angebote fest.
### Die Anbindungen
Verbinden das Bürgerportal mit Ihren vorhandenen Systemen und übertragen die benötigten Dokumente und Nachrichten.
Austauschwege und Umfang werden für Ihren Einsatz eingerichtet.
### Ihre Beschäftigten
Bearbeiten die Vorgänge weiterhin in ihren gewohnten Fachverfahren, im DMS oder im eingerichteten Postfach.
Prüfung und Entscheidung bleiben bei Ihrer Institution.
Das Bürgerportal ist unabhängig von einzelnen Fachverfahrens- und DMS-Herstellern. Gemeinsam prüfen wir, welche Anbindung zu Ihren vorhandenen Systemen und Ihren Anforderungen passt. Betrieb und technische Betreuung des Bürgerportals übernimmt TEC2DATE.
## Was möchten Sie für Ihre Institution genauer wissen?
### Was kann das Bürgerportal?
Sehen Sie, welche Funktionen Ihnen für Unterlagen, digitale Post, Termine und die Kommunikation mit Bürgern zur Verfügung stehen.
[Das Basisportal ansehen](https://www.buergerportal.de/fuer-institutionen/basisportal)
### Passt das Portal zu unseren Systemen?
Erfahren Sie, wie das Bürgerportal an Ihre vorhandenen Fachverfahren und Ihr DMS angebunden werden kann.
[Schnittstellen kennenlernen](https://www.buergerportal.de/fuer-institutionen/schnittstellen)
### Wie sind Betrieb und Sicherheit geregelt?
Erfahren Sie, wie Betrieb, technische Betreuung und Sicherheit geregelt sind und welche Aufgaben TEC2DATE übernimmt.
[Betrieb und Sicherheit ansehen](https://www.buergerportal.de/fuer-institutionen/betrieb-und-sicherheit)
### Wie starten wir mit dem Bürgerportal?
Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen. Gemeinsam wählen wir einen geeigneten Anwendungsfall und entwickeln daraus den passenden Einstieg für Ihre Institution.
[Die Einführung Schritt für Schritt](https://www.buergerportal.de/fuer-institutionen/einfuehrung)
## Ihre Fragen vor dem Einstieg
### Für welche Institutionen ist das Bürgerportal gedacht?
Für Einrichtungen mit öffentlichen, sozialen oder gemeinwohlorientierten Aufgaben, auch in der Gesundheitsvorsorge und Gesundheitsversorgung. Vereine und private Unternehmen gehören dazu, wenn sie solche Aufgaben übernehmen. Entscheidend ist der konkrete Einsatzbereich. Rein gewerbliche Kundenbeziehungen ohne Bezug zu diesen Aufgaben sind nicht vorgesehen.
[Für wen das Bürgerportal gedacht ist](https://www.buergerportal.de/fuer-institutionen/fuer-wen)
### Müssen wir alle Angebote gleichzeitig umstellen?
Sie können mit einem ausgewählten Vorgang beginnen. Wir klären dafür die benötigten Funktionen, Anbindungen und Freigaben. Weitere Angebote ergänzen Sie entsprechend Ihrer Erfahrungen und Prioritäten.
### Können wir unser bestehendes Serviceportal weiterverwenden?
Das Bürgerportal kann vorhandene Angebote ergänzen. Gemeinsam klären wir, welche Aufgaben Ihr bestehendes Portal übernimmt und wo Sie den Austausch mit Bürgern erweitern möchten. Wir besprechen mit Ihnen, ob ein Wechsel sinnvoll ist und welche Anbindungen an Ihr laufendes System dafür nötig sind.
### Was kostet das Bürgerportal?
Für Bürger sind Konto und Nutzung kostenfrei. Die Leistungen und Konditionen für Ihre Institution vereinbaren wir anhand der benötigten Module und Anbindungen vor einer Teilnahme.
[Mehr zur Pilotphase](https://www.buergerportal.de/fuer-institutionen/pilotphase)
### Welche Fragen zu Datenschutz und Zugängen müssen wir klären?
Ihre Institution entscheidet über den Zugang zu ihrem Angebot. Vor dem Einsatz stimmen wir ab, welche Daten zwischen den beteiligten Systemen fließen und wer darauf zugreifen darf. Ihre Datenschutzverantwortlichen und Ihre IT beziehen Sie in diese Klärung ein.
[Datenschutz und Berechtigungen kennenlernen](https://www.buergerportal.de/fuer-institutionen/datenschutz)
### Wer steht hinter dem Bürgerportal?
Die TEC2DATE GmbH aus Offenbach am Main entwickelt und betreibt die Bürgerportal-Software unter BUERGERPORTAL.DE. Ihre Institution bleibt für ihre Angebote und fachlichen Entscheidungen verantwortlich.
[Über TEC2DATE und das Bürgerportal](https://www.buergerportal.de/ueber-uns)
## Welchen Vorgang möchten Sie zuerst digital ergänzen?
Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen. Starten Sie mit einem typischen Vorgang aus Ihrem Arbeitsalltag und erproben Sie das Bürgerportal ganz konkret.
Bewerben Sie sich mit Ihrer Institution für die Pilotphase. Gemeinsam klären wir, welche Funktionen und Anbindungen Sie dafür benötigen und wie der Einstieg aussehen kann. Den möglichen Starttermin stimmen wir anschließend mit Ihnen ab.
Die Aufnahme in die Pilotphase richtet sich nach unserer verfügbaren Betreuungskapazität.
[Vorab eine Frage stellen](https://www.buergerportal.de/fuer-institutionen/kontakt)
[Für die Pilotphase bewerben](https://www.buergerportal.de/fuer-institutionen/pilotphase)