# Mit einem Vorgang beginnen. Gemeinsam den Einstieg planen.

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Sie möchten Nachweise online erhalten oder Rückfragen digital klären? Beschreiben Sie uns einen typischen Vorgang. Ein fertiges Lastenheft ist für das erste Gespräch nicht nötig.

**Bedarf**

Mit einem konkreten Vorgang und einem klaren Ziel starten.

**Voraussetzungen**

Systeme, Module, Datenflüsse und Verantwortliche abstimmen.

**Einführung**

Technische Einbindung prüfen und vorhandene Bearbeitungswege beibehalten.

Ihre bestehenden fachlichen Prozesse können bestehen bleiben. Gemeinsam klären wir die technische Einbindung des digitalen Zugangs. Dauer, Leistungen und Konditionen werden für Ihre Institution individuell abgestimmt.

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## 1. Bedarf besprechen

Beschreiben Sie, wo die Zusammenarbeit mit Bürgerinnen und Bürgern heute aufwendig wird: fehlende Unterlagen, verteilte Kommunikation oder unklare nächste Schritte. Daraus ergibt sich, welche Vorgänge für einen ersten Einsatz infrage kommen.

### Ergebnis dieses Schritts

- Ein gemeinsam verstandenes Ausgangsproblem.
- Zielgruppen und priorisierte Vorgänge.
- Ansprechpersonen aus Fachbereich und Projektleitung.

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## 2. Vorgänge und Systemlandschaft klären

Mit Ihren Fachverantwortlichen und Ihrer IT betrachten wir die Bearbeitung vom ersten Kontakt bis zur weiteren Verarbeitung. Fachverfahren, DMS, externe Dienste und bestehende Austauschwege werden dabei erfasst.

[Schnittstellen vorbereiten](https://www.buergerportal.de/fuer-institutionen/schnittstellen)

### Ergebnis dieses Schritts

- Beteiligte Systeme und führende Datenbestände.
- Benötigte Datenflüsse und Verantwortlichkeiten.
- Offene Integrations- und Freigabefragen.

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## 3. Module und Anbindungen abstimmen

Aus den Vorgängen leiten wir den erforderlichen Funktionsumfang und passende Zusatzmodule ab. Bestehende Möglichkeiten und noch zu klärende Anbindungen werden getrennt festgehalten.

Für die Beschaffung helfen funktionale Anforderungen: Welche Daten müssen wohin gelangen? Welche Zugänge werden benötigt? Welche Betriebsinformationen müssen vorliegen? Die Erfüllung wird anschließend anhand konkreter Nachweise bewertet.

### Für eine nachvollziehbare Auswahl

- Funktionale Anforderungen statt künstlich exklusiver Kriterien.
- Module, Anbindungen und Voraussetzungen getrennt beschreiben.
- Eigene Beschaffungs- und Freigabeprozesse berücksichtigen.

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## 4. Einführung vorbereiten

Vor dem Start werden die technische Anbindung, Zugangsfreigaben und Inhalte abgestimmt. Die bestehenden fachlichen Abläufe und Zuständigkeiten können bestehen bleiben. Eine interne Prozessumstrukturierung ist nicht erforderlich.

Geeignete Testfälle zeigen, ob ausgehende Schreiben auf dem vorgesehenen Weg zugestellt werden und Eingänge in der gewohnten Bearbeitung ankommen. Dabei wird geprüft, dass die Sachbearbeitung unabhängig vom Ein- oder Ausgangskanal wie bisher arbeiten kann.

### Für die Startvorbereitung

- Verantwortliche und Ansprechpartner benennen.
- Repräsentative Abläufe einschließlich Fehlerfällen prüfen.
- Bürgerinnen und Bürger über den digitalen Zugang und Beschäftigte über dessen Einbindung informieren.

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## 5. Nutzung begleiten und gezielt erweitern

Nach dem Start helfen Rückmeldungen aus Fachbereichen und von Bürgerinnen und Bürgern, Unklarheiten zu erkennen. Welche Verbesserungen und weiteren Vorgänge folgen, wird anhand der Nutzung und Ihrer Prioritäten besprochen.

### Für die Weiterentwicklung

- Wiederkehrende Fragen und Hindernisse sammeln.
- Inhalte und Abläufe bei Bedarf nachschärfen.
- Den nächsten Umfang anhand konkreten Nutzens wählen.

## Gut zu wissen, bevor Sie starten.

### Welche Angaben brauchen Sie für das erste Gespräch?

Ein typischer Vorgang, Ihre Ansprechperson und die bekannten Fachverfahren oder Dokumentenmanagementsysteme genügen. Offene Fragen zu Versionen und Schnittstellen können wir im weiteren Gespräch klären.

### Wie lange dauert die Einführung und was kostet sie?

Das hängt vom vereinbarten Umfang, den Anbindungen und den Voraussetzungen Ihrer Institution ab. Start, Leistungen und Konditionen stimmen wir vor einer Teilnahme mit Ihnen ab. Die Pilotbewerbung ist noch keine Aufnahmezusage.

## Was möchten Sie zuerst verbessern?

Nennen Sie uns Ihren Ausgangspunkt und die wichtigsten beteiligten Systeme. Gemeinsam klären wir, welche nächsten Schritte für Ihre Institution sinnvoll sind.

[Vorab eine Frage stellen](https://www.buergerportal.de/fuer-institutionen/kontakt)

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