# Zugriff braucht eine Aufgabe. Datenflüsse brauchen Klarheit.

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Eine Person beantragt den Zugang zu Ihrer Institution. Sie prüfen die Zuordnung und geben Ihr Angebot frei. Für Beschäftigte gelten weiter die Berechtigungen in Ihren Fachsystemen. So bleiben Konto, Zugang und fachliche Aufgaben klar zugeordnet.

**Wer darf was?**

Rollen und Freigaben an tatsächlichen Aufgaben ausrichten.

**Welche Daten fließen?**

Einwilligungen und beteiligte Systeme im Zusammenhang betrachten.

**Was wird beendet?**

Kontolöschwunsch, Institutionszugang und institutionelle Datenhaltung unterscheiden.

Hier erfahren Sie, wie das Bürgerportal Zugänge, Einwilligungen und Löschanliegen unterscheidet und welche Datenflüsse Sie für den Einsatz abstimmen.

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## Berechtigungen an Aufgaben ausrichten

Beschäftigte bleiben in ihren bestehenden Fachsystemen und Berechtigungskonzepten. Bürgerinnen und Bürger nutzen die digitalen Angebote einer Institution nach deren Zugangsfreigabe. Dieser Portalzugang ist kein neuer Bearbeitungsarbeitsplatz für Beschäftigte.

Für Ihr Zugriffskonzept werden fachliche Bearbeitung, Administration und notwendige Betriebs- oder Supportzugriffe getrennt betrachtet. Zuständigkeiten und kontrollierte Zugriffswege gehören gemeinsam in die Abstimmung.

### Im Berechtigungskonzept

- Aufgaben und dafür benötigte Daten benennen.
- Vergabe und Änderung von Rollen regeln.
- Administrative und unterstützende Zugriffe gesondert betrachten.

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## Einwilligungen im Datenfluss berücksichtigen

Mit dem Erweiterungsmodul Einwilligungen legen Sie den Bürgerinnen und Bürgern individuelle Erklärungen bei der Anmeldung vor. Welche Erklärungen für Ihre Vorgänge benötigt werden, stimmen Sie gesondert ab.

Die Betrachtung endet nicht am Portal: Übertragungen an Fachverfahren, DMS oder andere Dienste müssen mit Quelle, Ziel und Zweck nachvollziehbar sein. Eine eingerichtete Schnittstelle bedeutet nicht, dass jede Information übermittelt werden soll.

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### Gemeinsam klären

- Welche Informationen werden für welchen Vorgang benötigt?
- Welche Einwilligungen werden verwaltet?
- Welche Systeme und Verantwortlichen sind am Datenfluss beteiligt?

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## Konto, Zugang und Datenhaltung auseinanderhalten

Ein zentraler Kontolöschwunsch, die Beendigung eines Institutionszugangs und die Datenhaltung bei Ihrer Institution sind unterschiedliche Vorgänge. Der jeweilige Umfang muss für Bürgerinnen und Bürger verständlich sein.

Das Beenden einer Verbindung bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche institutionellen Daten sofort gelöscht werden. Zuständigkeiten, weitere Bearbeitung und gegebenenfalls Aufbewahrung werden für die betroffenen Daten gesondert geklärt.

### Für verständliche Auskünfte

- Zentrales Bürgerportal-Konto: den kontobezogenen Löschwunsch behandeln.
- Institutionszugang: die Verbindung und Freigabe betrachten.
- Institutionelle Daten: Anfragen an die zuständige Stelle weiterführen.

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## Verantwortlichkeiten vor dem Start abstimmen

Beziehen Sie Datenschutz, Fachbereich und IT in die Auswahl der ersten Vorgänge ein. So lassen sich Berechtigungen und Datenflüsse an tatsächlichen Aufgaben prüfen.

Benötigte Vertragsunterlagen, Betriebsangaben und Nachweise werden für Ihren Einsatz besprochen. Die Produktbeschreibung ersetzt weder diese Prüfung noch die Datenschutzerklärung Ihrer eigenen Angebote.

### Für das erste Gespräch

- Geplante Vorgänge und betroffene Datenkategorien.
- Beteiligte Systeme und Dienstleister.
- Anforderungen an Dokumentation und interne Freigabe.

## Gut zu wissen, bevor Sie starten.

### Sehen verbundene Institutionen automatisch dieselben Daten?

Ein Bürgerportal-Konto verbindet die Zugänge. Daraus folgt keine gemeinsame Zugriffsberechtigung auf sämtliche institutionellen Daten. Welche Angaben übertragen werden und wer sie sehen darf, wird je Angebot und Datenfluss festgelegt.

### Wer bearbeitet einen Löschantrag?

Kontolöschung, Beendigung einer Verbindung und institutionelle Datenhaltung sind getrennte Vorgänge. Die Verfahrensbetreuung Ihrer Institution bearbeitet die zugehörigen Löschanträge für ihren Portalzugang. Anfragen zu den von Ihnen geführten Daten bleiben bei Ihrer zuständigen Stelle.

## Welche Datenflüsse möchten Sie zuerst prüfen?

Wir besprechen mit Ihren Verantwortlichen die beteiligten Systeme, Zugriffe und erforderlichen Unterlagen für Ihren Einsatz.

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